右も左もわからないまま事務職に就いた私でしたが、仕事の出来不出来がこんなにも躊躇に現れるとは思いもしていませんでした。
どんな風にしたら、↓こんなことで悩まなくなるのか。
- 仕事の覚え方がイマイチわからない、覚えられない
- 同じことを何度も何度も聞いてしまう
- 凡ミスが多い
- そもそも仕事には、いつ慣れるの！？
事務になんて向いてない私が苦戦して、たどりついた方法、どれくらいの期間を経て一人前に仕事ができるまでになったのかをまとめておきます。
事務仕事の覚え方！わたしが実践した3つのコツと裏技
とりあえず、最初仕事は覚えません。
- 最初は仕事を覚えない
- メモをする
- コピーを取る
①最初は仕事を覚えません
前任者から引き継ぎがありますが、最初は仕事は覚えません、というかどうせ覚えられないので覚えません。
いいぇ、流れくらいは・・・
必要ないです。
流れなんて、後からいくらでも振り返ることができますから。
何のためにこの書類が必要なんだろうか・・と気になる人もいるかもしれませんが、とりまスルーで大丈夫。
じゃぁ何を覚えるの？
ファイルの名前と場所です。
②最初はファイルの保存場所や収納場所を覚えておきましょう
私の場合の経験談ですが、事務所は多分だだっ広く、同じ種類のロッカーや引き出しがたくさんあります。
パソコンの中も同じフォルダがたくさん階層になっていて、しかも、全部大体青！！全部同じ形！とか、似たような名前のファイルがたくさんで、どれがどれだったか、まず、思い出せなくなる率120％。
そのファイルの保管場所とファイル名をメモしておくといいです。
なんで、そんなことをメモるのかというと・・・
書類やファイルの保管場所、教えてもらっているときには覚えているんですよ。
そのときには、そのときだけは解かるんですよ。
じゃあ、やってみて。と独り立ちしたときに、まずファイルの場所とかファイル名なんて、さっぱり忘れてるんですよね。
だから、書類を取りに行くことすらできなかったんですよ。今から一人でしないと行けないのに、その大元になる書類の場所から聞かないと分からないというザマ。
なので、まずすべきはファイルの場所と名前の記憶。
メモすることはこういう風にするといいですよ↓
- 先輩がどのロッカーへ行って、どのファイルを取った？
- 先輩は、パソコンのどのファイルをクリックした？
- パソコンの画面操作で何番をクリックした？⇒番号をタイプして進んでいくような、独自ソフトのときにはとにかく番号をメモします
メモの仕方はこんな感じ↓で、殴り書きでいいです。自分で読めりゃいいです。
- 後(室内後ろ)、左から2番目上から3段目、〇〇(ファイル名)
- PC→ドキュ(ドキュメントのこと)→〇〇(フォルダ名)→〇〇(ファイル名)
- DT(デスクトップ)ソフト名→下から2→1→実行→2→実行→3
という感じですね。
ファイルの保存場所とパソコンのどこの階層に入っていったか？
デスクトップのどのソフトを起動して何番を押したのか？
超、鉛筆の殴り書きで大丈夫なので、自分が見て解ればなんでもいいです。
③教えてもらう途中で利用した用紙はコピーする
教えてもらう途中で記入した書類は全部自分用にコピーして次に備えておくといいですね。
コピー取らせてもらっていいですか！？くらいは、思い切って言いましょう。明日の我が身の為に。
ちなみにわたしの場合は、1年前の書類なんぞ触ったことすら記憶になかったので、コピー取っておかないと死活問題でした。
自分が記入した後にその書類をどうするのか？
などは、合わせて記入しとくと、尚便利です。
処分するのか、保管するのか、原本とコピーと分けるのか・・・結構作業が色々ある。
これだけしておくだけで、独り立ちしたときに2度聞くなんてまずないですよ。
仕事の意味や内容を理解したり、覚えるのは1人で復習をするときで十分いけます。
後から仕事を振り返るときにじっくりと見て覚えていけばいいだけの話です。
どうせ最初なんて、その仕事の意味すら分からないし。形さえ覚えてしまえば後は楽。
事務の仕事に慣れるまでの期間※わたしの場合は1年でした
事務に全く向いてなかったわたしの場合の経験談ですが、事務職未経験から大体↓こんな感じでしたね。
- 3ヶ月で流れを掴める
- 1年間で試行錯誤しながら、仕事の全体像が分かりだす
- 1年経過後、要領を掴み仕事のペースが速くなる
①3ヶ月で流れを掴める
3ヶ月だと、流れを把握するのがやっとで、言われたことを言われた通りにする時期。
流れは分かるけど、なんでこの処理があるのか？なんて細かい部分はまだ把握できないので、ミスも結構ある。
使ったファイルや書類を元の場所に戻したり、仕事をミスらないように、ひたすら覚える。
②1年間で試行錯誤しながら、仕事の全体像が分かりだす
通常、人って、新しい仕事の全体像が分かるまで、脳みそに沁みつくまで、大体、3，4ヶ月はかかるみたいなんですよね。
なので、事務未経験で事務職に就いて、入社3日目とかで仕事が覚えられないよーと思っている人がいるとしたら、そんなのは当たり前だと堂々とお仕事なさってください。
わたしの場合、3ヶ月過ぎた辺り～その後1年間は、優先順位を間違えたり、凡ミスをしたりして、自分なりのやり方をマスターしていく時期に入りました。
要領が掴めていないので、残業になることもあります。
この頃、残業をしていた一番の要因は、優先順位のミス。
目についた書類から処理をしていて、自分で計画を立てて仕事を進めるという感覚がなくって、夕方くらいに「あ！これ明日までにしないと行けないやつだ！」と思うパターンの愚か者でした。
③1年経過後、要領を掴み仕事のペースが速くなる
1年過ぎたころには、全体像も把握できて、仕事の流れもバッチリ、優先順位も間違わないように要領を掴み出したという感じです。
さすがに優先順位を間違うこともなくなり、目についた書類からするなんて言語道断。
残業時間も格段に少なくなり、というかなんで残業していたのか謎なんだけど？というくらいになっていきましたねぇ。
何なら午前中で仕事が片付く・・・という日もあるようになりました。
自分が一番びっくりです。
こうなってくると、要領が分かりだすので、どういう風に覚えたら効率的なのかが良く分かるようになっていました。
事務の仕事が覚えられないと悩んでいるなら、覚え方のコツがあります。
コツを掴んで、仕事を午前中に終わらせることができるようになってくると、当然別の仕事を振られてきます。
また、新しいことを覚えることにはなるんですが、経験者なので事務未経験の頃のように、右往左往することはありませんでした。
但し、1年経過すると、ミスが増え出すことがあります。事務の仕事に慣れないミス、ではなくて、事務の仕事に慣れたために起こるミス。
わたしの場合は沢山ありましたので、一応ご連絡。笑
人って、慣れた頃が一番ミスしやすいんですよね。そういう状況であれば「▶▶事務職でミスばかり！凡ミス・ケアレスミスを激減させる方法」こちらの記事が参考になれば嬉しいです。
コメント