事務職に就いたはいいけれど・・・
- 仕事の覚え方がイマイチわからない、覚えられない
- 同じことを何度も何度も聞いてしまう
- 凡ミスが多い
- そもそも仕事には、いつ慣れるの！？
なんて不安つきまといますよね。
「昨日言ったよね？」
なーんて言われて、1度で全部覚えられっかよ！！って怒っている、過去のわたしと同じ方の参考になれば幸いです。
事務仕事の覚え方！わたしが実践した3つのコツと裏技
とりあえず、引き継ぎをされるなら↓以下3つを肝に命じた方がいい！と思います。
- 最初は仕事を覚えない
- メモをする
- コピーを取る
最初は仕事を覚えない※気は確かか？
磯何言ってんの？あんた
と疑心暗鬼になるのも承知でお伝えしています 笑。
前任者から引き継ぎがありますが、最初は仕事は覚えません、というかどうせ覚えられないので覚えません。
百々乃いいぇ、流れくらいは・・・
と思うかもしれませんが、流れなんて、後からいくらでも振り返ることができるので、一切必要ありません。
何のためにこの書類が必要なんだろうか・・と気になる人もいるかもしれませんが、一っ切スルーで大丈夫です。
では何を覚えるのかと言うと・・・ファイルの場所！！
最初はファイルの保存場所や収納場所を覚えておきましょう
事務所はだだっ広く、同じ種類のロッカーや引き出しがたくさんですよね？
パソコンの中も同じフォルダがたっくさんあって、階層になってます。
百々乃そして、そのロッカーやフォルダの中に、仕事で使うファイルや書類が保存、保管されていますよね？
しかも似たような名前のファイルがたーくさん。
その保存場所とファイル名を正しく記憶するといいですよ。
なんで、そんなことを覚えるのかというと・・・
引継ぎのときは「ここの書類を、ここのファイルから・・・」とサーーーーーっと教えられます。
も、サーーーーっとサーーーーーーーっと。
書類やファイルの保管場所、教えてもらっているときには覚えているんですよ。
そのときには、そのときだけは解かるんですよ。
いざ一人立ちしたときにはさっぱり忘れていることが実に多かったわたし！
百々乃でどうなるかというと、ファイルの場所も覚えてない、仕事も覚えてないというWの悲劇をよく起こしていました。
これがよくあるパターン。
メモすることはこういう風にするといいですよ↓
- 先輩がどのロッカーへ行って、どのファイルを取った？
- 先輩は、パソコンのどのファイルをクリックした？
- パソコンの画面操作で何番をクリックした？⇒番号をタイプして進んでいくような、独自ソフトのときにはとにかく番号をメモします
メモの仕方↓
- 後(室内後ろ)、左から2番目上から3段目、〇〇(ファイル名)
- PC→ドキュ(ドキュメントのこと)→〇〇(フォルダ名)→〇〇(ファイル名)
- DT(デスクトップ)ソフト名→下から2→1→実行→2→実行→3
という感じですね。
※()内は書きませんよ、分かりやすく表記しているだけです～
とにかく自分が後から読み返して、読めればOK！
ファイルの保存場所とパソコンのどこの階層に入っていったか？
デスクトップのどのソフトを起動して何番を押したのか？
超、鉛筆の殴り書きで大丈夫なので、自分が見て解ればなんでもいいです。
※というか、殴り書き程度が一番良いですね
引き継ぎが雑な先輩は、こちらがメモを取るか？とか覚えているか？なんて細やかに気にしてくれません。きっと、話し続けるのでスピードについて行った方がいいです。
（ついて行ってやるよ！！）
教えてもらう途中で利用した用紙はコピーする
教えてもらう途中で記入した用紙などは全部自分用にコピーして次に備えておくといいですよ。
コピー取らせてもらっていいですか！？くらいは、思い切って言いましょう！
明日の我が身の為に！！
年一回しか使わない書類なんて、大体1年後、どこに何を記入したか忘れてるので、備えあれば患いなし。
ちなみにわたしの場合は、1年前の書類なんぞ触ったことすら記憶にないです。笑
百々乃自分が記入した後にその書類をどうするのか？
などは、合わせて記入しとくと、尚便利ですね～。
処分するのか、保管するのか、原本とコピーと分けるのか・・・など書類によっては色々ですから。
これだけしておくと、独り立ちしたときに2度聞くなんてまずないですよ。
仕事の意味や内容を理解したり、覚えるのは1人で復習をするときで十分です。
後から仕事を振り返るときにじっくりと見て覚えていけばいいですよ。。最初から業務の意味まで理解なんて出来ないと思う。
これはこうするのね！でいいですよ。
このときに気付いたことをノートにメモしてみたり、疑問に思ったことを聞いたりすると、あなたは早覚えのマスターとなっているでしょう。
百々乃明日からは、怒られなくて済みますよ。グッドラック！！
事務の仕事に慣れるまでの期間※わたしの場合は1年でした
事務の仕事に慣れるまでの期間って、気になりますよね。
え～？これって覚えることができるのかな？っていう漠然とした不安を抱えることもあると思います。
わたしの場合の経験談ですが、事務職未経験から大体↓こんな感じでしたね。
- 3ヶ月で流れを掴める
- 1年間で試行錯誤しながら、仕事の全体像が分かりだす
- 1年経過後、要領を掴み仕事のペースが速くなる
3ヶ月で流れを掴める
3ヶ月だと、流れを把握するのがやっとで、言われたことを言われた通りにする時期。
流れは分かりますが、なんでこの処理があるのか？なんて細かい部分はまだ把握できないので、そりゃミスもあります。
使ったファイルや書類を元の場所に戻したり、事務の仕事のやり方を正しくできるように、ひたすら覚える。
1年間で試行錯誤しながら、仕事の全体像が分かりだす
通常、人って、新しい仕事の全体像が分かるまで、脳みそに沁みつくまで、大体、3，4ヶ月はかかるようです。
なので、事務未経験で事務職に就いて、入社3日目とかで仕事が覚えられないよ～と思っている人がいるとしたら、そんなのは当たり前だと堂々とお仕事なさってくださいね～。
わたしの場合、3ヶ月過ぎた辺り～その後1年間は、優先順位を間違えたり、凡ミスをしたりして、自分なりのやり方をマスターしていく時期に入りました。
要領が掴めていないので、残業になることもあります。
この頃、残業をしていた一番の要因は、優先順位のミス。
目についた書類から処理をして、自分で計画を立てて仕事を進めるという感覚がまだないので、夕方くらいに「あ！これ明日までにしないと行けないやつだ！」と思うパターン。
ここまで読まれて、大体お気づきの方いらっしゃると思いますが、わたしが、決して仕事ができるタイプの人間ではなかったということは、ココで言うまでもないでしょう。
1年経過後、要領を掴み仕事のペースが速くなる
1年過ぎたころには、全体像も把握できて、仕事の流れもバッチリ、優先順位も間違わないように要領を掴み出した！という感じです。
さすがに優先順位を間違うこともなくなり、目についた書類からするなんて言語道断。
残業時間も格段に少なくなり、というかなんで残業していたのか謎なんだけど！？というくらいになっていきましたねぇ。
何なら午前中で仕事が片付く・・・という日もあるようになりました。
自分が一番びっくりです。
こうなってくると、要領が分かりだすので、どういう風に覚えたら効率的なのかが良く分かるようになっていました。
事務の仕事が覚えられないと悩んでいるなら、覚え方のコツがあります。
コツを掴んで、仕事を午前中に終わらせることができるようになってくると、当然別の仕事を振られてきます。
また、新しいことを覚えることにはなるんですが、経験者なので事務未経験の頃のように、右往左往することはありませんでした。
百々乃但し、1年経過すると、ミスが増え出すことがあります。事務の仕事に慣れないミス、ではなくて、事務の仕事に慣れたために起こるミス。
わたしの場合は沢山ありましたので、一応ご連絡。笑
人って、慣れた頃が一番ミスしやすいんですよね。そういう状況であれば「▶▶事務職でミスばかり！凡ミス・ケアレスミスを激減させる方法」こちらの記事が参考になれば嬉しいです。
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