事務の仕事を覚えられない【経験者の裏技】慣れるまでの期間の目安

事務職に就いたはいいけれど・・・

こんなことで悩んでいますか?
  1. 仕事の覚え方がイマイチわからない、覚えられない
  2. 同じことを何度も何度も聞いてしまう
  3. 凡ミスが多い
  4. そもそも仕事には、いつ慣れるの!?

なんて不安がありますか?

わたしは事務に就いて間もない頃、何度も何度も同じこと聞いてましたし、凡ミスもすごい、覚えられない、というよりも、覚え方があることすら知らない状態で、ヤバかったです。

そんなわたしが事務の仕事に慣れるまでの期間は、仕事の流れが分かるようになるまで3ヶ月、ようやく要領を掴めるようになったのが1年経過後。

その後は、新しい仕事を任されることも増えたため、事務の仕事の覚え方には、コツがあることに気が付きました。

そう!事務の仕事には覚え方のコツがあります!

この記事では、転職時にも使える、言われた仕事を2度聞かない、誰にでも早く覚えるコツと、事務の仕事への慣れ方について細かくまとめています。

わたしはこの裏技で、同じことは2度聞かず、1度で全部できてしまうので、結構驚かれてきました。

誰にでもできる簡単な裏技なので、良かったら参考にしてみてくださいね。

目次

事務の仕事を覚えられない!わたしは書類の多さ、処理にパニック

事務の仕事を覚えられないと悩んでいた私が、事務で苦痛に感じたのは、書類の多さ、処理の多さ、細かさです。

とにかく覚えることが沢山に感じてました。

ひとつの書類に、どれだけの仕事が派生しているのかと・・・印鑑ポン!って押して終了じゃない。(当たり前だろ)

先輩から、分からないことは何度でも聞いてね!って言われるんですよね。

先輩、上司からしたら、聞かれないでミスされるよりも、何度でも聞かれてミスしない方がいいからです。

でも中には、この前教えたよね?同じようにするだけで大丈夫だよ。と冷たーーく言う人もいるんですよね。わたしは、書類を渡され、これ何の書類?とごちゃごちゃになって何も思い出せない・・・てことも頻繁に起こってました。

全部似たような書類だし、もう手に取ったことすら覚えてないし、どこに何を書いたらいいか、その後の処理もなーんにも覚えてもない、呆然。

先輩の方も呆然だったかも。笑

次から次に、私の脳みそから専門用語が溢れて追い付かないくらいの説明をされ、もう泣きそうになった経験もあります。

お局

最初はできなくて当たり前だから。

と言う割には、ミスったときの面倒くさいような態度(笑)、怖いよ~。

事務職って、書類の量が半端ないんですよね。

書類ごとに管理が違う、コピー取って、ファイルに保管、ファイルもどんだけ事務所にあるのよ?もうこうなってくると、混乱していきます。

そんな風になってくると、徐々に上司や先輩への質問も、おどおどしてきちゃって、そんなわたしの自信ないような態度が、相手をイラつかせてしまったりして、コミュニケーションも取れなくなってしまう。

自分の能力不足なのかなぁ、とやっぱ辞めた方がいいのかとか、クビになったらどうしよう・・泣 なんて過るものですよね。

▼事務は辛い!と思うときのあるあると対処法はこちら

そんなわたし(事務未経験時代)が、事務の仕事に慣れるまでにかかった期間、経過は↓こちらです。

事務の仕事に慣れるまでの期間※わたしの場合は1年でした

事務の仕事に慣れるまでの期間って、気になりますよね。

え~?これって覚えることができるのかな?っていう漠然とした不安を抱えることもあると思います。

わたしの場合の経験談ですが、事務職未経験から大体↓こんな感じでした。

事務の仕事に慣れるまでの期間、経過
  1. 3ヶ月で流れを掴める
  2. 1年間で試行錯誤しながら、仕事の全体像が分かりだす
  3. 1年経過後、要領を掴み仕事のペースが速くなる

3ヶ月で流れを掴める

3ヶ月だと、流れを把握するのがやっとで、言われたことを言われた通りにする時期。

流れは分かりますが、なんでこの処理があるのか?なんて細かい部分はまだ把握できないので、そりゃミスもあります。

使ったファイルや書類を元の場所に戻したり、事務の仕事のやり方を正しくできるように、ひたすら覚える。

1年間で試行錯誤しながら、仕事の全体像が分かりだす

通常、人って、新しい仕事の全体像が分かるまで、脳みそに沁みつくまで、大体、3,4ヶ月はかかるようです。

なので、事務未経験で事務職に就いて、入社3日目とかで仕事が覚えられないよ~と思っている人がいるとしたら、そんなのは当たり前だと堂々とお仕事なさってくださいね~

わたしの場合、3ヶ月過ぎた辺り~その後1年間は、優先順位を間違えたり、凡ミスをしたりして、自分なりのやり方をマスターしていく時期に入りました。

要領が掴めていないので、残業になることもあります。

この頃、残業をしていた一番の要因は、優先順位のミス。

目についた書類から処理をして、自分で計画を立てて仕事を進めるという感覚がまだないので、夕方くらいに「あ!これ明日までにしないと行けないやつだ!」と思うパターン。

ここまで読まれて、大体お気づきの方いらっしゃると思いますが、決して仕事ができるタイプの人間ではなかったということ。

THE・要領の悪い女、事務員!だった私です。笑

1年経過後、要領を掴み仕事のペースが速くなる

1年過ぎたころには、全体像も把握できて、仕事の流れもバッチリ、優先順位も間違わないように要領を掴み出した!という感じです。

さすがに優先順位を間違うこともなくなり、目についた書類からするなんて言語道断。

残業時間も格段に少なくなり、というかなんで残業していたのか謎なんだけど!?というくらいになっていったんです。

何なら午前中で仕事が片付く・・・という日もあるようになりました。

自分が一番びっくりです。

こうなってくると、要領が分かりだすので、どういう風に覚えたら効率的なのかが良く分かるようになっていました。

事務の仕事が覚えられないと悩んでいるなら、覚え方のコツがあります。

コツを掴んで、仕事を午前中に終わらせることができるようになってくると、当然別の仕事を振られてきます。

また、新しいことを覚えることにはなるんですが、経験者なので事務未経験の頃のように、右往左往することはありませんでした。

わたしが身に付けた裏技が↓こちらです。

事務仕事の覚え方!わたしが実践した3つのコツと裏技

事務の仕事を覚えられない女性

入社早々、新しい仕事を振られて早々、前任者から仕事の引継ぎがありますよね?

そのときに、心得ていて欲しいことが↓以下の3つです。

とりあえず3つの心得
  1. 最初は仕事を覚えない
  2. メモをする
  3. コピーを取る

最初は事務の仕事内容は覚えない

何言ってんの?あんた

と疑心暗鬼になるのも承知でお伝えしています 笑。

前任者から引き継ぎがありますが、最初は仕事は覚えません、というかどうせ覚えられないので覚えません。

百々乃

いいぇ、流れくらいは・・・

と思うかもしれませんが、流れなんて、後からいくらでも振り返ることができるので、一切必要ありません。

何のためにこの書類が必要なんだろうか・・と気になる人もいるかもしれませんが、一っ切スルーしてください。

では何を覚えるのかと言うと・・・ファイルの場所です。

最初はファイルの保存場所や収納場所を覚えます

事務所はだだっ広く、同じ種類のロッカーや引き出しがたくさんですよね?

パソコンの中も同じフォルダがたっくさんあって、階層になってます。

そして、そのロッカーやフォルダの中に、仕事で使うファイルや書類が保存、保管されていますよね?

しかも似たような名前のファイルがたーくさん。

その保存場所とファイル名を正しく記憶するといいですよ。

なんで、そんなことを覚えるのかというと・・・

引継ぎのときは「ここの書類を、ここのファイルから・・・」とサーーーーーっと教えられます。

書類やファイルの保管場所、教えてもらっているときには覚えているんですよね・・そのときには、そのときだけは解かるんです。

いざ一人立ちしたときにはさっぱり忘れていることが多くないですか?

でどうなるかというと、ファイルの場所も覚えてない、仕事も覚えてないというWの悲劇。

過去、自分が引継ぎをしていて教える側にいるときも、「メモしなくて大丈夫?」と聞くと「覚えているんで大丈夫です」と言われることもありました。

大体が、後になって「あの~・・どこのファイル開くんでしたっけ?」と聞かれてます。

百々乃

あれ??

似たような書類とファイルがたくさん、どれだったっけ???

パソコンを開いたけど・・・デスクトップから・・・あれ?次どこの階層に入ったっけ??

これがよくあるパターン。

メモすることはこういう風にするといいですよ↓

  • 先輩がどのロッカーへ行って、どのファイルを取った?
  • 先輩は、パソコンのどのファイルをクリックした?
  • パソコンの画面操作で何番をクリックした?⇒番号をタイプして進んでいくような、独自ソフトのときにはとにかく番号をメモします

最初にメモするのは、ファイルの場所仕事の意味や内容は後からでダイジョブですよ~

メモの仕方↓

  1. 後(室内後ろ)、左から2番目上から3段目、〇〇(ファイル名)
  2. PC→ドキュ(ドキュメントのこと)→〇〇(フォルダ名)→〇〇(ファイル名)
  3. DT(デスクトップ)ソフト名→下から2→1→実行→2→実行→3

という感じですね。
※()内は書きませんよ、分かりやすく表記しているだけです~

とにかく自分が後から読み返して、読めればOK!

ファイルの保存場所とパソコンのどこの階層に入っていったか?

デスクトップのどのソフトを起動して何番を押したのか?

超、鉛筆の殴り書きで大丈夫なので、自分が見て解ればなんでもいいです。

※というか、殴り書き程度が一番良いですね(先輩は話し続けるのでスピードについて行った方がいいです)

教えてもらう途中で利用した用紙はコピーする

教えてもらう途中で記入した用紙などは全部自分用にコピーして次に備えておくといいですよ。

コピー取らせてもらっていいですか!?

と言えばどんな先輩でも「いいよ~^^」と言ってくれます。

年一回しか使わない書類なんて、大体1年後、どこに何を記入したか忘れてるので、備えあれば患いなし。

ちなみにわたしの場合は、1年前の書類なんぞ触ったことすら記憶にないです。笑

自分が記入した後にその書類をどうするのか?

などは、合わせて記入しとくと、尚便利。

処分するのか、保管するのか、原本とコピーと分けるのか・・・など書類によっては色々ですから。

これがわたしが長年してきた、事務の仕事を手っ取り早く覚える3つの裏技です。

これだけしておくと、独り立ちしたときに2度聞くなんてまずないです。仕事の意味や内容を理解したり、覚えるのは1人で復習をするときで十分。

新人に納期ギリギリの急ぎの仕事から教えるということはありませんから、後から仕事を振り返るときにじっくりと見て覚えていけばいいですよ。

このときに気付いたことをノートにメモしてみたり、疑問に思ったことを聞いたりすると、あなたは早覚えのマスターです。

この方法は実際わたしが実践していた方法です。

この方法で、仕事を振られても、質問をすることはなく、一度で出来てしまうので、結構驚かれてました。

但し、1年経過すると、ミスが増え出すことがあります。事務の仕事に慣れないミス、ではなくて、事務の仕事に慣れたために起こるミスです。

人って、慣れた頃が一番ミスしやすいんですよね。そういう状況であれば「▶▶事務職でミスばかり!凡ミス・ケアレスミスを激減させる方法」こちらの記事が参考になれば嬉しいです。

事務 仕事 覚え方 慣れるまでの期間

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