事務職でミスばかり※ケアレスミス激減!私が実践した4つの裏ワザ

事務職でミスばかりだと、落ち込みますよね?

申し訳ない気持ちもはもちろんあるけれど、上司には怒られるのがわかっているから報告しなければならない・・という心労もある。

そう、申し訳ないという気持ちよりも、怒られたくないという気持ちのほうが実は強い。ゴメンネ。

かく言うわたしは、入社当時、ミスばかりのダメ社員で、上司からスピードはいいから、確認をちゃんとしなさいとよーーく言われていました。

数えきれないほどの心労を味わったこともあります。笑

いかんせん、負けず嫌いなもので、いや、ほんとにどうしようと思って、もう怒られるの嫌なので、ほかの事務員さんを研究したり、試行錯誤しながら、地味ーーーな努力を続け「ミスのない磯谷さん」になることができました^^

こんなんで本当に?と思われるかもしれませんが、大丈夫、本当です。

地味ーな方法ばかりですが、参考にしてくださると嬉しいです。

目次

事務職でミスばかり!ミスをゼロする地味な4つの裏技

ケアレスミスを頻繁にして落ち込む女性
4つの地味な裏技
  1. 整理整頓をしてみる
  2. 自分を過信しない
  3. 段取りを理解しておく
  4. 自分の取説を理解しておく

ケアレスミスは、うっかりや、思い込みによる、誰でもしてしまいがちなミスですよね。

そもそも、事務職のケアレスミスってどんなミスだよ

ケアレスミスって?
  • 数字間違いや文字タイプミス
  • 指示を受けたのに、思い込みでいつもと同じように処理をしてしまった
  • 伝言を言付かったのに伝えていない、忘れた
  • 書類の紛失
  • 自分ではきちんとしたつもりなのに、そうなっていないetc

確認したのに、間違ってるとか・・わたし何やってんだろ・・とか、もうしょっちゅうだったり。

事務職でミスを少なくする秘訣①整理整頓が大事です

事務のケアレスミスを防ぐのはペン1本から収納

あなたの周りを見渡してみてください。

整理整頓せずに、机やその周りが散らかっている人には、仕事ができない人が多くないですか?

わたしみたいにミスばかりだったり。

あー!そうそう!と思いました?

これは仕事のできる同僚とできない自分を比較・研究して出た結論です。

わたしの机の上、周りはファイルだらけだったので。笑

あなたの同僚や後輩、もしくは上司、想像してみてください。

書類の置き忘れ、紛れ、書類の存在すら忘れるetcは常套手段となっているパターン、そういう人です。

その人の机やパソコンの中身、綺麗ですか?

こうするしかなかった!整理整頓を上手にする5つのコツ

片づけ方にもちょっとコツが必要で・・

片づけ方のコツ
  1. 使わないファイルは必ず収納
  2. 不要なペンはすぐペン立てに収納
  3. パソコンのデスクトップにファイルを置きすぎない
  4. 引き出しは、どこに何が入っているか解るように
  5. 机の上のデスクマットに書類が重ならないようにする

※1本以上机の上にペンを置かない
※パソコンの中身は自分の頭の中と同じ
※デスクマットの中で、重なって奥になってしまっているもの、そんなものはいっそのこと・・・捨てましょう

机が散らかっている人、使ったファイルがいつまでもそのままの人、パソコンの中身が整理整頓されていない人、周りにいませんか?

 こういう人って、頭の中も散らかっている可能性があります。

そしてよく、こんな感じじゃないですか?

  • 多く無駄な業務をして残業をしているか、納期ギリギリになって慌てるのは常套手段
  • 書類を訪ねると必ず探す
  • 書類誤送ミスや重要書類を廃棄する
  • ミスも多い
  • 報告の仕方にも問題がある

結局・・・何を言いたいの??と言いたくなるような報告をしてきたり。

上司へ報告するときは、思いつくまま、考えるままに報告して、相手に関係ない情報まで盛り込んで、相手の混乱を招くというパターン。

正しい判断が苦手なので、よく上司に怒られているのを見ますし、わたしも怒られていましたよ。

よく上司に怒られる事務員

 
よく、天才の机の上は散らかっていたと言われていますが、それは天才だからだと思いますよ・・笑
※ビルゲイツetc

もし、仕事に慣れなくて、日々の業務に追われていると・・・

整理整頓どころじゃないよ~!

後でまとめてしまった方が効率的なんだよ!

て思いますよねーー・・わたしも思います。笑

何なら今でも思いますよ。

でも、それだとミスばかりになるのが分かってるので、今は整理整頓しちゃいます。

一度、重い腰を上げて、実践してみると結構習慣化されてくれるので、ミスは減ります。

不思議ですけど、減りますよ^^

  1. ファイルをサッとしまって
  2. ペンをサッとペン立てに
  3. 回覧物がきたら、サッと次の人に

後でまとめてやった方が効率的だよと思うかもしれませんが、それでうまくいってないときには、試してみてくださいね。

捜し物をする事務員さん

めざすは習慣化が大事なのかなと。

わたしのようなミスの多い人間は。

不思議ですけど、脳と身の回りってリンクしていることが多いんですよね。

整理整頓って「頭⇒身の回り」の順にするか「身の回り⇒頭」の順かどちらかです。

前者の方が自然と起きやすいパターンですよね。

やっぱり、日常忙しくて余裕がない人の身の回りって、散らかってることが多いです。

それが悪いというワケではなくて、そういう時期になることもありますし。

余裕がないと、片付けなんてなかなかできないですから。

でも、自然と起きるのを待っていても、いつまで経ってもミスばかりになるんですよね・・・

私生活は時期的なこともあるから、致し方ないとして、仕事のときだけは強制的に環境を整えた方がミスは減るんです。

なので、視界から先回りして綺麗にしておきましょうってことです。

そうすることで、不思議と脳(頭)も整っていきますよ。

この段階に入ることができると、ミス減ると思います。

わたしが見てきた事務職でミスが少ない人たちは、こういう小さな積み重ね(基礎)がしっかり出来ていました。

キッチリ綺麗に整え過ぎなくても、自分なりに、どこに何が収納されているのか把握できていれば良いと思います♪

「探す」という行動って、仕事をする上で一番無駄な時間だと思いませんか?

何より面倒。

かなりアナログですが、探さなくて良い環境を作ることは効率化への一歩にもなりますからね^^

事務職でミスを少なくする秘訣②自分を過信したら終わり

事務作業では自分を過信しない

過信って、よくしないですか?え?ない?

わたしは、よーーくしてました。

大丈夫大丈夫、間違ってない、覚えてる覚えてる、後で後で。

そして間違う、そして忘れる、忘れる、忘れる、ミスばかり。

↓こういう悟りを開きました。

  • 言われたことはすぐに実行した方が良いでしょう
  • 書類のダブルチェックは習慣化した方が良いでしょう
  • 間違えそうなところは、次月も注意しといた方が良いでしょう
  • 小学生でもできる計算でも必ず電卓を利用した方が良いでしょう

なぜなら、すぐ間違う、そして忘れるから・・・・笑。

事務の仕事は、デスクワークで集中して、していきますよね。

正直、作業中の依頼事というのは本当に面倒ですよね????

え~!?今ぁ!?ということも全然普通ーにありませんか?
え?ない?すごい・・わたしは頻繁にありました。笑
おまえがしろよって言いたい・・・言えないけど。

▼事務は辛い!と思うときのあるあると対処法はこちら

大きく時間を割かれそうなら、もちろん後回しでも大丈夫ですが、もし、本当に手が空かないときは、他の方へお願いできる環境であれば、お願いしてしまいましょう♪

この記事を読んでいるあなたはきっと、真面目な頑張り屋さんだと思います。

自分で責任も負いがちで、なかなか「手伝って」という一言が言えない。

実は仕事をお願いすることによってWINWINの効果があるって知ってますか?

あなたは仕事が軽くなって万々歳^^

手伝うことができた人は頼まれた仕事ができたことで、自己重要感が増すんだそうです。

遠慮することはなく、これもコミュニケーションの一環だと割り切って。

頼むのって、結構勇気いりますよね。

相手の状況も見ないといけないので。

でも、お互い様で、また違う人が困ってるときに、今度は自分が動けば良いですよ。

仕事を忘れないようにする!ミスばかりのわたしがしていた地味な3つの方法

仕事を忘れないようにするために付箋を活用する

急ぎの仕事をしてるときに、仕事の依頼をされることってありますよね?

そのときは「はいはい」と思っても、わたしは数分後100%の確率で忘れてたんですね。

どんだけだよっと思われましたか?自分でも驚くことなかれ、さっぱり忘れるんですよ。

そしてよくガッカリされていたので↓以下の方法を実践していました。

忘れないようにできる3つの方法
  1. 付箋、伝言メモを活用
  2. 卓上カレンダーや手帳を活用
  3. 第3者との読み合わせも効率的

まずは、付箋に頼まれた業務を書いて目につくところに必ず貼ると良いですよ

伝言はメモに書いて、机の上に置きに行きます。
※あなたが忘れても、メモが勝手に伝えてくれるので


今月ミスをしてしまったところは、来月の卓上カレンダーや手帳に書き込んで、2重、3重チェックはできれば第3者との読み合わせも効果的です。

自分だと目が慣れてるので、ケアレスミスしているところを素通りしちゃいます。

第3者にチェックをお願いすることで、こんなところをー!?というミスを見つけることはよくありました。

何せミスまみれだったのでね。。

そして、小学生にでもできるような、簡単な足し算、引き算も必ず電卓を使うといいですよ。

これは、入社時、仕事のできる先輩から教えてもらったことなんですが、今思えばその先輩も同じところを通ったのかもしれません。

「小学生にできるような計算でも絶対に電卓使ってね!」と言われました。

こんなことかよ・・・と思えるようなことばかりです。

全く同じ方法でなくて大丈夫ですが、自分は忘れる人だ、間違う人だと思って、忘れないように、間違わないように伏線をはるといいです。

結果、忘れない、ミスが少ない人、ミスをしない人になっていくことができたので、信頼度は上がったようです^^

わたしは絶対にミスをしない

と言いまくっている事務員さん、ミスを本当にしない人が実在するとするなら、きっと努力してます、その人なりに。

そういう人はそれを努力とも思っていなくて、当然のことだと思ってしているんだと思います。

事務職でミスを少なくする秘訣③段取りは大事だよ!

事務作業は段取りが命

事務の仕事で一番重要なところかもしれないです。

思いつくまま、目についた仕事を手に取ってしていると、とんでもないことになりますよね。

  • 時間をある程度要する仕事
  • すぐに取りかかることのできる仕事
  • 納期まで比較的ゆとりのある仕事
  • いつでも良いもの(できるだけ早いほうが良いは良い)

通年して同じ仕事だけではなく、必ず事務職にも繁忙期があります。

前もって解ってるので、予定通りにルーティンをせず、ルーティンの前倒しをして余裕を作った方が良いですよね。

仕事量の分散をしていないと、時間に余裕がなく落ち着かない環境になってしまうので、とにかく時間配分は大事。

余裕が持てるので、ダブルチェックはできる、焦りからくるケアレスミスは防ぐことができる、注意力も増して、良いことづくめですよ。

事務職でミスを少なくする秘訣④自分の取説を知るのも大事

自分自身の取り扱い説明書を作る

自分がミスした時間帯、種類(どんなミス?)、場所etcを詳しく把握しておくと便利ですよ。

自分がしがちなミスは、大体同じです。

不思議ですけど、大体そう。

把握して伏線を貼るを繰り返していけば、ミスは必ず減ります。

あとひとつの利点として、ミスがあったときに・・・

これ誰がしたの!?

て、犯人捜しする人っていません?

そんなとき、このミスはわたしのミスではないという確信が持てます。

自分がしそうなミスがどういうミスか把握ができるので、何かあったときでも深掘りする必要がなくなりますよ。

余計なチェックを省くこともできますしね♪

自分自身を良く知っておくというのは大事ですね^^

わたしは、ランチ後の眠気が襲ってくる時間帯に、重要な書類のチェックをしたりするのも避けています。
めちゃくちゃ眠いので・・

仕事の覚え方がわからないという方は「▶▶事務の仕事を覚えられない!簡単に覚える方法」こちらをどうぞ。

この記事で紹介した方法は、実際わたしがしている方法です。

これで、ミスを減らすことはできますが、仕事って向き・不向きもありますし、この方法が万人受けか?というと、そうでないこともあります。

ミスの種類って人によるので、自分の適性をきちんと理解しておくと、より解決策がわかります。

自分の長所と短所を理解しておくのが一番手っ取り早いです。

それを知るには↓グッドポイント診断がオススメです^^

【無料】自分の強みがわかるグッドポイント診断!てことは弱みもわかるよ!

自分に向いていると思う仕事に就いて、それで食べていくって理想ですよね。

ただわたしは、向いていなくてもそれなりに仕事をしている人が大半だと思っていて、基本的に『事務に向いてないと感じていても続けることはできる』と思っています。

具体的に、自分の長所がどこにあるのか、短所はどういうところなのかがわかっていると、事務への適性もわかるし、解決策も見つけやすいですよね。

適性がなければ、補うか、対策をするか、思い切って転職を考えるかのどれかです。適性が無い=転職でなくても、いいんですよ。自分にどういう適性があるのかを知るのが大事なんです。

この診断は転職サイトのリクナビNEXTが無料で提供しているもので、無料の会員登録をするだけで、自分の強みを教えてくれて便利です。

操作はPCでもスマホでも簡単、楽ちん♪

なんだ、強みだけわかっても仕方ないだろ・・・という声も聞こえてきそうですが、強みがわかるってことは弱みがわかるってことです

弱みは大体分かるよ・・という声も合わせて聞こえてきそうですが、人は自分の弱みの方に目がいきがちで、強みを理解していないことが多いです。

長所と短所は延長戦上にありますからね^^

グッドポイント
診断の長所
短所があるとすればこんなところ
親密性単独行動が苦手
感受性繊細すぎる
俊敏性慌てる
高揚性気分屋
自己信頼他人に頼らない
悠然マイペースすぎる
冷静沈着事務職では、特になし、冷静沈着に越したことない
独創性オリジナリティにあふれすぎ
継続力こだわりが強い、周りの配慮に欠けてしまう
自立心協調性がない
バランス事務職では、特になし、バランスがとれていれば良し!
柔軟性周囲に流されやすく、主体性がなくならないように
受容力自分の主張も大事
決断力周りの意見も大事
挑戦心リスクを冷静に判断できない
慎重性時にはチャレンジも必要
社交性​八方美人な印象を持たれないように
現実思考計画外のことが苦手、実利主義な面もある
※必ずこうなってるというワケではないですよー!!

こういう短所もある、というだけで、上に挙げた長所を持っている人が、必ずしもこういう短所を持っているというワケではありませんので!!誤解無きよう!

弱みは分かっていさえいれば、克服なんか必要ありません。

え!?ないの!?って?

そう、克服なんて馬鹿らしいことは止めましょう。それは、ただの個性、人は完璧ではないので、短所は誰にでもあります。

克服しようとするんではなくて、自分の弱みをちゃんと受け止めて(理解して)、長所を活かせるように仕事できることが理想中の理想です。

弱みがあれば、他の人に頼むのも良し!伏線貼るのも良し!強みがあれば、そこを伸ばすように意識してみる。

仕事での悩み「なぜ?」は、自分を知ることで大抵、解決します。

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事務職 ミスばかり

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