事務職でミスばかり※ケアレスミス激減!私が実践した4つの裏ワザ

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事務職でミス(失敗の方のミスね)・グランプリという賞があれば、確実に賞を取っていたであろうくらいミスばかりだった私の体験談です。

向いてない仕事についていると、楽しくないから情熱も削がれるし集中力も続かないものですが、かく言う事務職に向いてない私も、当然ミスは多かったです。

目にする書類全部興味ないのに、処理しなくちゃならない。こんな気持ちで仕事してると、そりゃミス増える。

事務職として働いている以上、ミスなんてあり得ない!もっと責任を持たないと他の人に迷惑です!って考え方も一理あるとは思いますが、一旦とりあえず無視します。

上司からは「スピードはいいから、確認をちゃんとしなさい。」

(確認すら飽きるわ)

とは、よく言われたものです。うーーん、とっとと終わらせたくてミス増えるんだけれど、そんな私でも、どうにかこうにかしてミスをしないように、地味ーな方法で頑張ってみた記録を残しておきます。

とりあえず、仕事ができる人を研究・観察して、自分なりに気が付いたことをまとめています。

目次

事務職でミスばかり!ミスをゼロする地味な4つの裏技

ひとまず、仕事ができない「ミス・グランプリ」だった私は、仕事ができる人を見本にして観察してみることにしました。

するとね、色々自分との違いが分かってきたんです。

ケアレスミスを頻繁にして落ち込む女性

その結果↓こういう手段は必要かなと。

  1. 整理整頓をしてみる
  2. 自分を過信しない
  3. 段取りを理解しておく
  4. 自分の取説を理解しておく

↓わたしがしてた、ケアレスミスはこんなミス

事務職(わたし)のケアレスミスってこんなミス

ケアレスミスって?
  • 数字間違いや文字タイプミス
  • 指示を受けたのに、思い込みでいつもと同じように処理をしてしまった
  • 伝言を言付かったのに伝えていない、忘れた
  • 書類の紛失
  • 自分ではきちんとしたつもりなのに、そうなっていないetc

確認したのに、間違ってるとか・・わたし何やってんだろ・・とか、もうしょっちゅーー

事務職でミスを少なくする秘訣①整理整頓

事務のケアレスミスを防ぐのはペン1本から収納

、、、まず机の上が綺麗!!!私の机と全然違う!!

観察してみると、使った資料とかそのまま放置で次の資料出してたり、「あの書類は?」と言って探している人、私を含め、まず仕事ができてない。

あなたの同僚や後輩、もしくは上司、想像してみてください。

書類の置き忘れ、紛れ、書類の存在すら忘れるetcは常套手段となっているパターン、そういう人のことです。

人生生きてたら、整理整頓すらできなくなるくらい、余裕がなくなることもあるから、仕方ないかもしれないんですが、自然と片付けができるようになるのを待っていても、ミスって減らないんですよ。

検証した結果ですが、私生活は時期的なこともあるから致し方ないとして、仕事のときだけは強制的に環境を整えた方がミスは減るんですよ。

こうするしかなかった!整理整頓を上手にする5つのコツ

片づけ方にもちょっとコツが必要で・・

片づけ方のコツ
  1. 使わないファイルは必ず収納
  2. 不要なペンはすぐペン立てに収納
  3. パソコンのデスクトップにファイルを置きすぎない
  4. 引き出しは、どこに何が入っているか解るように
  5. 机の上のデスクマットに書類が重ならないようにする

※1本以上机の上にペンを置かない
※パソコンの中身は自分の頭の中と同じ
※デスクマットの中で、重なって奥になってしまっているもの、そんなものはいっそのこと・・・捨てましょう

机が散らかっている人、使ったファイルがいつまでもそのままの人、パソコンの中身が整理整頓されていない人、こういう人って、大体頭の中も散らかってます。

いろーんなこと、考えてる。

そしてよく、こんな感じ↓

  • 多く無駄な業務をして残業をしているか、納期ギリギリになって慌てるのは常套手段
  • 書類を訪ねると必ず探す
  • 書類誤送ミスや重要書類を廃棄する
  • ミスも多い
  • 報告の仕方にも問題がある

報告なんて、結局何が言いたいの?って、大体なる。

よく上司に怒られる事務員

 よく、天才の机の上は散らかっていたと言われていますが、それは大天才だからです。ビルゲイツとかね。大天才じゃない限り、綺麗にするに越したことない。

それでも仕事に慣れなくて、日々の業務に追われてると・・・

整理整頓どころじゃねーよ!
後でまとめてしまった方が効率的なんだし!

て思う・・わたしも思うのです||:3ミ

(まじで、ダルい)

何なら今でも思います。

でも、それだとミスばかりになるのが分かってるので、整理整頓しちゃってました。

一度、重い腰を上げて、実践してみると結構習慣化されてくれるので、結果、ミスは減る。

  1. ファイルをサッとしまって
  2. ペンをサッとペン立てに
  3. 回覧物がきたら、サッと次の人に
捜し物をする事務員さん

めざすは習慣化。

不思議ですけど、脳と身の回りってリンクしてる||:3ミ

整理整頓って「頭⇒身の回り」の順にするか「身の回り⇒頭」の順かどちらか。

「頭⇒身の回り」の方が自然と起きやすいパターンで、こちらは理想形。

この段階に入ることができると、ミスは確実に減ります。

わたしが見てきた事務職でミスが少ない人たちは、こういう小さな積み重ね(基礎)がしっかり出来てました。

キッチリ綺麗に整え過ぎなくても、自分なりに、どこに何が収納されているのか把握できていれば良いです。

「探す」行動って、仕事をする上で一番無駄な時間

何より面倒。

事務職でミスを少なくする秘訣②自分を過信したら終わり

事務作業では自分を過信しない

大丈夫、大丈夫、間違ってない、覚えてる覚えてるっていう過信。

そして間違う、間違う、忘れる、忘れる、忘れる、怒られる

↓こういう悟りを開きました。

  • 言われたことはすぐに実行した方が良いでしょう
  • 書類のダブルチェックは習慣化した方が良いでしょう
  • 間違えそうなところは、次月も注意しといた方が良いでしょう
  • 小学生でもできる計算でも必ず電卓を利用した方が良いでしょう

なぜなら、すぐ間違う、そして忘れるから・・・・笑。

正直、作業中の依頼事というのは本っ当ーーーに面倒。

え~!?今!?自分でしろよ!

▼事務は辛い!と思うときのあるあると対処法はこちら

大きく時間を割かれそうなら、もちろん後回しでも大丈夫。

ですが、もし、本当に手が空かないときは、他の方へお願いできる環境であれば、お願いしてしまいましょう!

この記事を読んでいるあなたはきっと、真面目な頑張り屋さん、自分で責任も負いがちで、なかなか「手伝って」という一言が言えない。

実は仕事をお願いすることによってWINWINの効果があるって知ってますか?

あなたは仕事が軽くなって万々歳^^

手伝うことができた人は頼まれた仕事ができたことで、自己重要感が増すんだそうです。

こんなハッピーなことありませんって!!

遠慮することはなく、これもコミュニケーションの一環だと割り切って。

相手の状況も見ないといけないので、頼むのって、結構勇気いりますよね。
でも、お互い様で、また違う人が困ってるときに、今度は自分が動けば良いですよ。

仕事を忘れないようにする!ミス・グランプリの私がしていた3つの方法

仕事を忘れないようにするために付箋を活用する

急ぎの仕事をしてるときに、仕事の依頼をされることもあるんですよね。

そのときは「はいはい」と思っても、わたしは数分後100%の確率で忘れてたんですね。まぁ、綺っ麗ーーーーーーーーさっぱり忘れるんですよ。

なので↓以下の方法を実践していました。

忘れないようにできる3つの方法
  1. 付箋、伝言メモを活用
  2. 卓上カレンダーや手帳を活用
  3. 第3者との読み合わせも効率的

まずは、付箋に頼まれた業務を書いて目につくところに必ず貼ると良いですね。

伝言はメモに書いて、机の上に置きに行く!ダルくても運動と思って動く!

(あなたが忘れても、メモが勝手に伝えてくれる)


今月ミスをしてしまったところは、来月の卓上カレンダーや手帳に書き込んで2重、3重チェック、できれば第3者との読み合わせも効果的

自分だと目が慣れてるので、ケアレスミスしているところを素通りしちゃいます。

第3者にチェックをお願いすることで、こんなところ間違えてた!?というミスを見つけることはよくありましたね。

そして、小学生にでもできるような、簡単な足し算、引き算も必ず電卓を使う!!

これは、入社時、仕事のできる先輩から教えてもらったことなんですが、今思えばその先輩も同じところを通ったのかもしれません。

「小学生にできるような計算でも絶対に電卓使ってね!」と言われました。

こんなことかよ・・・と思えるようなことばかりです。

全く同じ方法でなくて大丈夫ですが、自分は忘れる人だ、間違う人だと思って、忘れないように、間違わないように伏線をはるといいです。

結果、忘れない、ミスが少ない人、ミスをしない人になっていくことはできました。

わたしは絶対にミスをしない

こーーーんな事務員さん、ミスを本当にしない人が実在するとするなら、きっと努力してます、その人なりに。

(多分)

そういう人はそれを努力とも思っていなくて、当然のことだと思ってしているんだと思います。

事務職でミスを少なくする秘訣③段取りは結構大事

事務作業は段取りが命

まぁ、思いつくまま、今度これしよう!あれしよう!、次はコレーーー♪♪なんて、目についた仕事から手に取ってしていると、とんでもないことになりますよね。なってたんですよね、わたしは。

  • 時間をある程度要する仕事
  • すぐに取りかかることのできる仕事
  • 納期まで比較的ゆとりのある仕事
  • いつでも良いもの(できるだけ早いほうが良いは良い)

通年して同じ仕事だけではなく、必ず事務職にも繁忙期があるんですよね。

前もって解ってるので、予定通りにルーティンをしません。ルーティンの前倒しをして余裕を作った方が良いですよね。

仕事量の分散をしていないと、時間に余裕がなく落ち着かない環境になってしまうので、とにかく時間配分には気を付けていました。

余裕が持てるので、ダブルチェックはできる、焦りからくるケアレスミスは防ぐことができる、注意力も増して、良い感じになります。

事務職でミスを少なくする秘訣④自分の取説を知るのも大事

自分自身の取り扱い説明書を作る

自分がミスした時間帯、種類(どんなミス?)、場所etcを詳しく把握しておくと便利です。

自分がしがちなミスは、大体同じなんですよ。不思議ですけど、大体そう。

把握して伏線を貼るを繰り返していけば、ミスは必ず減る。

あとひとつの利点として、ミスがあったときに・・・

お局

これ誰がしたの!?

て、犯人捜しするお局とかいたりするんですよ(マジで、いるんですよ)

そんなとき、このミスはわたしのミスではないという確信が持てます!

断固として、私ではない!!!と胸を張って言える!

(ま、胸張ってお局に伝えると、波風立ちまくりなんですけどねー、そこは上手に行きましょう)

自分がしそうなミスがどういうミスか把握ができるので、何かあったときでも深掘りする必要がなくなりますよ。

余計なチェックを省くこともできますしね。

自分自身を良く知っておくというのは、生きていく上でもかなり大事。

わたしは、ランチ後の眠気が襲ってくる時間帯に、重要な書類のチェックをしたりするのも避けています。
めちゃくちゃ眠いし・・

ところで、そんなことより、仕事の覚え方がわからないという方は「▶▶事務の仕事を覚えられない!簡単に覚える方法」こちらをどうぞ。

この記事で紹介した方法は、実際わたしがしていた方法ですが、そもそも向いてない仕事につくって、こんだけのことをしなくてはならなくなる、、、という、面倒さ。

ここでこの記事読まれて、事務職として踏ん張るか、いやーーー私には向いてないわ!!とキッパリ諦めて違う職種にチャレンジするか、どちらが自分にとって幸せなのか、よーーく考えられると良いと思います。

向いてない仕事って、やっぱり大変に感じるし、つまらなく感じる。

何より、今から先、事務職続けて行けそうですか?

こういった意味でも、自分を知るってとっても大事なんです。

向いてない、嫌だなーと思う仕事を何とかしてずっとして行くのも一手。もしかしたら、違う適性があるかもしれないし、そちらの方があなたの長所をもっと生かせるかもしれないんですよね。

話すのが大好きなのに事務職についてたりとか、だったら営業の方が絶対向いてるし。営業とかノルマが嫌だわ、、と思ってても、ノルマなんてあってないような会社だってあります。

こういう自分の長所に気が付いて、就職することって大事だと思いませんか?もっと言えば、そういう長所を利用して転職のナビをしてくれる人がいるともっと心強いのですよ。

そこで、↓グッドポイント診断なんてどうですか?

【無料】グッドポイント診断※一生悩まないで良い方法とは?自分の○○を知る

自分に向いていると思う仕事に就いて、それで食べていくって理想ですよね。

しかしながら日本は、向いていなくてもそれなりに仕事をしている人が大半じゃないでしょうか。

学校の教育からしてそう(というか、ここから刷り込まれている気がする)。得意教科を伸ばすことより、満遍なくできるように教育していく。

得意分野を伸ばさずに、、不得意分野を無くして行くみたいな教育方法。

もやもやした状態で、頑張る自信があるならそのままでもいいし、他の可能性を探したいなら、ポイント診断でもしてみたらいいと思います。

具体的に、自分の長所がどこにあるのか、短所はどういうところなのかがわかっていると、事務への適性もわかるし、解決策も見つけやすいですしね。

適性がなければ、補うか、対策をするか、思い切って転職を考えるかのどれかです。適性が無い=転職でなくても、いいんですけど、自分にどういう適性があるのかを知るのが大事なんです。その方が人生うまくいく!悩まないし!でも、できれば、向いてないなら転職したいですね。

この診断は転職サイトのリクナビNEXTが無料で提供しているもので、無料の会員登録をするだけで、自分の強みを教えてくれて便利です。

無料の会員登録すら面倒と感じてしまうならば、、、、悩まないで事務職を続ける決断も必要になってくると思います。

とにかく、納得して仕事をしていくには、経験上、自分を知ることは大事だし、悩みは確実に減るんですよ。

操作はPCでもスマホでも簡単、楽ちんです。

なんだ、強みだけわかっても仕方ないだろ・・・という声も聞こえてきそうですが、そもそも弱みの克服なんてしようとするから、仕事がつまらなく感じるんです。

日本の教育もですが、苦手科目があれば全部補おうと努力させる。

長所があれば、そこを伸ばす方に注力した方が、人生絶対うまく行くんです!人より優れているところを探して、見つけた方が悩みは確実に減りますよ。

グッドポイント
診断の長所
短所があるとすればこんなところ
親密性単独行動が苦手
感受性繊細すぎる
俊敏性慌てる
高揚性気分屋
自己信頼他人に頼らない
悠然マイペースすぎる
冷静沈着事務職では、特になし、冷静沈着に越したことない
独創性オリジナリティにあふれすぎ
継続力こだわりが強い、周りの配慮に欠けてしまう
自立心協調性がない
バランス事務職では、特になし、バランスがとれていれば良し!
柔軟性周囲に流されやすく、主体性がなくならないように
受容力自分の主張も大事
決断力周りの意見も大事
挑戦心リスクを冷静に判断できない
慎重性時にはチャレンジも必要
社交性​八方美人な印象を持たれないように
現実思考計画外のことが苦手、実利主義な面もある
※必ずこうなってるというワケではないですよー!!

こういう短所もある、というだけで、上に挙げた長所を持っている人が、必ずしもこういう短所を持っているというワケではありませんので!!誤解無きよう!

弱みは分かっていさえいれば、克服なんか必要ありません。

え!?ないの!?って?

そう、克服なんて馬鹿らしいことは止めましょう。それは、ただの個性、人は完璧ではないので、短所は誰にでもあります。

克服しようとするんではなくて、自分の弱みをちゃんと受け止めて(理解して)、長所を活かせるように仕事できることが理想中の理想です。

弱みがあれば、他の人に頼むのも良し!伏線貼るのも良し!強みがあれば、そこをめちゃくちゃ伸ばす!!

仕事での悩み「なぜ?」は、自分を知ることで大抵、解決します。

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事務職 ミスばかり

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