事務職でミスばかり※ケアレスミス激減！私が実践した4つの裏ワザ

事務職でミス（失敗の方のミスね）・グランプリという賞があれば、確実に賞を取っていたであろうくらいミスばかりだった私の体験談です。

向いてない仕事についていると、楽しくないから情熱も削がれるし集中力も続かないものですが、かく言う事務職に向いてない私も、当然ミスは多かった。

目にする書類全部興味ないのに、処理しなくちゃならない。こんな気持ちで仕事してると、そりゃミスも膨大に増えます。

事務職として働いている以上、ミスなんてあり得ない！もっと責任を持たないと他の人に迷惑です！って考え方も一理あるとは思いますが、とりま一旦無視します。

確認すら飽きるからミスるんですけれど、上司からは「スピードはいいから、確認をちゃんとしなさい。」と、よく言われていました。

そんな私でも、どうにかこうにかしてミスをしないように、頑張ってみた記録を残しておきます。

事務職でミスばかり！ミスをゼロする地味な４つの裏技

1. 整理整頓をしてみる
2. 自分を過信しない
3. 段取りを理解しておく
4. 自分の取説を理解しておく

事務職（わたし）のケアレスミスってこんなミス

事務職でミスを少なくする秘訣①整理整頓

まず、仕事ができてない私の特徴として挙げられるのが、使った資料とかそのまま放置で次の資料出してたり、「あの書類は？」と言ってすぐ探してたということ。

それに気が付く。

人生生きてたら、整理整頓すらできなくなるくらい、余裕がなくなることもあるから、仕方ないかもしれないんですが、自然と片付けができるようになるのを待っていても、ミスって減らないなと思ったワケです。

検証した結果、私生活は時期的なこともあるから致し方ないとして、仕事のときだけは強制的に環境を整えた方がミスは減る。

整理整頓を上手にする5つのコツ

※1本以上机の上にペンを置かない
※パソコンの中身は自分の頭の中と同じ
※デスクマットの中で、重なって奥になってしまっているもの、そんなものはいっそのこと・・・捨てましょう

机が散らかっていた、使ったファイルがいつまでもそのままだった、パソコンの中身が整理整頓されていなかった、そういう私の頭の中は、常に散らかっていた。

• 多く無駄な業務をして残業をしているか、納期ギリギリになって慌てるのは常套手段
• 書類を訪ねると必ず探す
• 書類誤送ミスや重要書類を廃棄する
• ミスも多い
• 報告の仕方にも問題がある

一度、重い腰を上げて、実践してみると結構習慣化されてくれるので、結果、ミスは減る。

 よく、天才の机の上は散らかっていたと言われていますが、それは大天才だからです。ビルゲイツとか。大天才じゃない限り、綺麗にするに越したことない。

めざすは習慣化。

整理整頓って「頭⇒身の回り」の順にするか「身の回り⇒頭」の順かどちらかということを体感で学びました。

「頭⇒身の回り」の方が自然と起きやすいパターンで、こちらは理想形なんだけれど、「身の回り⇒頭」でも結果は同じ。

この段階に入ることができると、ミスは確実に減る。

「探す」行動って、仕事をする上で一番無駄な時間。

事務職でミスを少なくする秘訣②自分を過信したら終わり

大丈夫、大丈夫、間違ってない、覚えてる覚えてるっていう過信。

↓こういう悟りを開きました。

大きく時間を割かれそうなら、もちろん後回しでも大丈夫なんですが、もし、本当に手が空かないときは、他の方へお願いできる環境であれば、お願いしてしまいましょう！

自分で言うのも何ですが、真面目だと、自分で責任も負いがちで、なかなか「手伝って」という一言が言えない。

けど、言わなくちゃ。

実は仕事をお願いすることによってWINWINの効果がでる。

自分は仕事が軽くなって万々歳だし、手伝うことができた人は頼まれた仕事ができたことで、自己重要感が増すことを学んだ。

自分がそうだったから。

「手伝ってくれてありがとう」って言われると、嬉しかったし。

遠慮することはないんだなと、学んだ。

仕事を忘れないようにする！ミス・グランプリの私がしていた３つの方法

急ぎの仕事をしてるときに、仕事の依頼をされることもあるんですよね。

なので↓以下の方法を実践していました。

まずは、付箋に頼まれた業務を書いて目につくところに必ず貼ると良いですね。

伝言はメモに書いて、机の上に置きに行く！ダルくても運動と思って動く！

（あなたが忘れても、メモが勝手に伝えてくれる）

今月ミスをしてしまったところは、来月の卓上カレンダーや手帳に書き込んで2重、3重チェック、できれば第3者との読み合わせも効果的。

自分だと目が慣れてるので、ケアレスミスしているところを素通りしちゃいます。

そして、小学生にでもできるような、簡単な足し算、引き算も必ず電卓を使う！！

これは、入社時、仕事のできる先輩から教えてもらったことなんですが、今思えばその先輩も同じところを通ったのかもしれません。

「小学生にできるような計算でも絶対に電卓使ってね！」と言われました。

全く同じ方法でなくて大丈夫ですが、自分は忘れる人だ、間違う人だと思って、忘れないように、間違わないように伏線をはると、いい感じで仕事ができるようになって行ったんです。

結果、忘れない、ミスが少ない人、ミスをしない人になっていくことはできました。

『ミスないよね』なんて言われることもありましたが、ミスが無いんじゃなくて、普段からめちゃくちゃチェックしまくってるんです。

自分、ミス多いんで。

事務職でミスを少なくする秘訣③段取りは結構大事

通年して同じ仕事だけではなく、必ず事務職にも繁忙期があるんですよね。

前もって解ってるので、予定通りにルーティンをしません。ルーティンの前倒しをして余裕を作った方が良いですよね。

仕事量の分散をしていないと、時間に余裕がなく落ち着かない環境になってしまうので、とにかく時間配分には気を付けていました。

余裕が持てるので、ダブルチェックはできる、焦りからくるケアレスミスは防ぐことができる、注意力も増して、良い感じになります。

事務職でミスを少なくする秘訣④自分の取説を知るのも大事

自分がミスした時間帯、種類(どんなミス？)、場所etcを詳しく把握しておくと便利です。

把握して伏線を貼るを繰り返していけば、ミスは必ず減る。

あとひとつの利点として、ミスがあったときに・・・

そんなとき、このミスはわたしのミスではないという確信が持てます！

断固として、私ではない！！！と胸を張って言える！

（胸張ってお局に伝えると、波風立ちまくりだから言いませんけどね）

自分がしそうなミスがどういうミスか把握ができるので、何かあったときでも深掘りする必要がなくなりますよ。

余計なチェックを省くこともできますしね。

自分自身を良く知っておくというのは、生きていく上でもかなり大事。

ところで、そんなことより、仕事の覚え方がわからないという方は「▶▶事務の仕事を覚えられない！簡単に覚える方法」こちらをどうぞ。

ここでこの記事読まれて、事務職として踏ん張るか、いやーーー私には向いてないわ！！とキッパリ諦めて違う職種にチャレンジするか、どちらが自分にとって幸せなのか、よーーく考えられると良いと思います。

向いてない仕事って、やっぱり大変に感じるし、つまらなく感じる。

何より、今から先、事務職続けて行けそうですか？

こういった意味でも、自分を知るってとっても大事なんです。

向いてない、嫌だなーと思う仕事を何とかしてずっとして行くのも手。もしかしたら、違う適性があるかもしれないし、そちらの方があなたの長所をもっと生かせるかもしれないんですよね。

話すのが大好きなのに事務職についてたりとか、だったら営業の方が絶対向いてるし。営業とかノルマが嫌だわ、、と思ってても、ノルマなんてあってないような会社だってあります。

こういう自分の長所に気が付いて、そういう長所を利用して転職のナビをしてくれる人がいるともっと心強いのですよ。

そこで、↓グッドポイント診断がおすすめです。

【無料】グッドポイント診断※一生悩まないで良い方法とは？自分の○○を知る

自分に向いていると思う仕事に就いて、それで食べていくって理想ですよね。

しかしながら日本は、向いていなくてもそれなりに仕事をしている人が大半じゃないでしょうか。

学校の教育からしてそう（というか、ここから刷り込まれている気がする）。得意教科を伸ばすことより、満遍なくできるように教育していく。

得意分野を伸ばさずに、、不得意分野を無くして行くみたいな教育方法。

もやもやした状態で、頑張る自信があるならそのままでもいいし、他の可能性を探したいなら、ポイント診断でもしてみたらいいと思います。

具体的に、自分の長所がどこにあるのか、短所はどういうところなのかがわかっていると、事務への適性もわかるし、解決策も見つけやすいですしね。

この診断は転職サイトのリクナビNEXTが無料で提供しているもので、無料の会員登録をするだけで、自分の強みを教えてくれて便利です。

無料の会員登録すら面倒と感じてしまうならば、、、、悩まないで事務職を続ける決断も必要になってくると思います。

とにかく、納得して仕事をしていくには、経験上、自分を知ることは大事だし、悩みは確実に減るんですよ。

操作はPCでもスマホでも簡単、楽ちんです。

なんだ、強みだけわかっても仕方ないだろ・・・という声も聞こえてきそうですが、そもそも弱みの克服なんてしようとするから、仕事がつまらなく感じるんです。

日本の教育もですが、苦手科目があれば全部補おうと努力させる。

長所があれば、そこを伸ばす方に注力した方が、人生絶対うまく行くんです！人より優れているところを探して、見つけた方が悩みは確実に減りますよ。

グッドポイント 診断の長所	短所があるとすればこんなところ
親密性	単独行動が苦手
感受性	繊細すぎる
俊敏性	慌てる
高揚性	気分屋
自己信頼	他人に頼らない
悠然	マイペースすぎる
冷静沈着	事務職では、特になし、冷静沈着に越したことない
独創性	オリジナリティにあふれすぎ
継続力	こだわりが強い、周りの配慮に欠けてしまう
自立心	協調性がない
バランス	事務職では、特になし、バランスがとれていれば良し！
柔軟性	周囲に流されやすく、主体性がなくならないように
受容力	自分の主張も大事
決断力	周りの意見も大事
挑戦心	リスクを冷静に判断できない
慎重性	時にはチャレンジも必要
社交性	​八方美人な印象を持たれないように
現実思考	計画外のことが苦手、実利主義な面もある

弱みは分かっていさえいれば、克服なんか必要ありません。

え！？ないの！？って？

そう、克服なんて馬鹿らしいことは止めましょう。それは、ただの個性、人は完璧ではないので、短所は誰にでもあります。

克服しようとするんではなくて、自分の弱みをちゃんと受け止めて(理解して)、長所を活かせるように仕事できることが理想中の理想です。

弱みがあれば、他の人に頼むのも良し！伏線貼るのも良し！強みがあれば、そこをめちゃくちゃ伸ばす！！

仕事での悩み「なぜ？」は、自分を知ることで大抵、解決します。

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