この記事は、事務職でのコミュニケーション能力って、こういうものだよ。というものをまとめています。
誰とでも陽気に仲良く話せるという社交性のことではないので、就職活動で意味を間違えないように、知っておいた方が得かなと。
誰とでも陽気に仲良く話せるというのをコミュニケーション力と思っている人が多いので、それ故多い勘違いもあり、そうではなくて、、、
事務職採用の現場で重要視される「コミュニケーション力」って、ちょっと違います。
コミュニケーション能力って、昨今、採用の現場でとっても重要視されているんですよ。
この認識のズレはもったいないので、就職活動で失敗しないために、参考にどうぞ。
コミュニケーション能力と社交性は別物です
混同しがちな『社交性』『コミュニケーション能力』、これは別物です。
- 社交性⇒人や社会と関わり合いをもっていこうとする姿勢があること、性質のことなので相互理解不要
- コミュニケーション能力⇒他者と意思疎通する能力、相互理解が必要
ザっとこんな感じです。
社交性とは、明るい、活発な性格、性質。他社と意思疎通するという相互理解が要らない。
コミュニケーション能力とは、意思疎通が必要で、相手の些細な感情を読み解きながら、それに見合った行動をとることができる能力のことです。
「性質」と「能力」のことになるので、「社交性」と「コミュニケーション能力」は別物なんです。
コミュ力が高い人でも、社交性が乏しい人は、いくらでもいますし、社交性があっても、コミュ力低い人もいます。
ただ、話しやすい雰囲気作りも大切だし、社交性がある人は、人と意思疎通する機会が多くなるから、コミュ力が自然と高くなりやすくはあります。
しかし、もっと言うと陰気、根暗はダメですけど、陽気でいる必要はないのですよねー。だから就職活動で「社交的」という明るさ、活発さをアピールしても、コミュニケーション能力のアピールにはならないのかなと。
社交性で明るい性格だと周囲との連携も取りやすいですから、それに越したことはないですけど、その社交性を就職活動で「コミュニケーション能力がある」とアピールするのは、ズレてるという印象を植え付けかねないので、止めておいた方がいいと思います。
なぜ事務職でコミュニケーション能力が必要なのか？
程よいコミュニケーションを取れる人ということは、安心して仕事を任せていけるし、周りと協力して仕事できるということに繋がって行くので、事務職では必要ということです。
他部署の人とも関わるし、本店、支店などとも関わって、自分の部署だけで完結する仕事ってあんまりないし。
電話やメールでも必要になってくる能力ですよね。相手の顔が見えない分、もっと難しいかもしれません。
ダラダラ書かれても、読み辛いし、、、せめて箇条書きにしようか？ともなりますしね。
（言われたし）
理由からウダウダ言われても、結局結論は何？ともなってたし。
（話すときは結論が先、理由は後が鉄則）
色々な人がいて、相手が話し上手な人ばかりとは限らないんですよね。
たまにいるんですよ。
説明している最中に、でもそれって、、、が入る過去のわたしみたいな人も。
（とりあえず聞いて）
相手の話をちゃんと聞いて、自分の考えも伝えながら、感情的にならずに論理的に会話できるといいのかなと。
難しい人には難しいんですよ、わたしも最近、ようやくできるようになりました。
聞いてほしいだけ、という人もいたりするから「とりあえず聞く」は経験上、大事だし、楽ですね。
そして、間違えても、テレビ番組のMCのように、笑いを取りながらその場を仕切るような対人スキルでもありませんので。
（いたらムードメーカーにはなりそうだけど、そんなスキルは要らない）
からの、、事務職で求められているコミュニケーション能力って、↓こんな感じです。
事務で求められる3つのコミュニケーション能力
- 書いたり、会話することで、自分の考えや思いを相手に上手に伝える、伝える力
- 頭の中で理解・整理して、たまに質問しながら聞き取る、聴く力
- 直接伝えられた言葉以外から察する、空気を読む力
経験談として、コミュニケーション力で圧倒的に必要なのが聴く力だと思ってます。
わたしはここができなくて、結構失敗しているんですけれど。
頭でパーーーーっとその後の展開がスっと想像できちゃうと（勘違いもあったと思う）、間髪入れずに自分の意見を言っちゃってたんですよね。
それだと揉めやすいから、とにかく聴くに徹した方がいい。
とまぁ、事務職で必要なコミュニケーション能力ってこんな感じです。志望動機でアピールするなら、折角だから間違えないで。
志望動機でアピールするならこんなことですよ
前職でのコミュニケーション能力で、どの辺がどのようにアピールできそうですか？
を一生懸命絞り出して考えてみてください。
1日、2日で鍛えれる力ではないので、アピールできたら大きな強みですよね。
（些細なことでも大げさに盛ってアピールを、というかそんなもの、盛ってなんぼです）
アピールするならこんなこと↓
- お客様の声を大事にしていた
- 社内ミーティングに積極的に参加して改善に努めていた
- 仕事を円滑に運ぶべく、正しい報連相を常に心がけていた⇒報連相がなぜ大切だと思っているのかを自分なりに考えておくと〇書くと面接で聞かれる可能性大
- 年齢を問わず、幅広いお客様とコミュニケーションを取ることができていた
- 社内でトラブルが起きても、周囲に相談して無事解決できた⇒このときは解決できた経緯も説明できると尚〇ですね
コミュニケーション能力って偉大
働いていると、どんな人間関係を築いていくかで、それは「やりがい・充実感」にも大きく影響を及ぼして行きますね。
人によっては、この仕事で頑張ろう！という原動力にもなって行くことがあって、
「あなたと仕事ができて良かった」
「あなたがいたから助かった」
と言われることは、仕事で得ることができる究極の喜びのひとつになるのかなと。
単純にうれしい。
長けている人は、見ている限り人間関係が円滑で、他人との関わりがスムーズになることで得られるメリットはかなり大きいと感じます。
くれぐれも『人と話すのが好きなので、コミュニケーション能力には自信があります』って、しないように。
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