事務で必要なコミュニケーション※誤解していると採用率は下がります

事務の仕事は、パソコンと睨めっこしながら、もくもくとひとりで作業するだけだし、コミュニケーション力なんて必要ない、ない。

自分は明るいし、人と話すの好きだからコミュニケーション力はある方だから、大丈夫!

採用担当

と思っているとしたら、事務職における「コミュニケーション力」の意味を勘違いしていますよ。

「誰とでも仲良く接することができる」のは、コミュニケーション力があるからではなく、社交性があるからです。

コミュニケーション能力は、採用の現場において重要視されているんですが、勘違いしたままでいると、せっかくの大きなチャンスを逃します。

であれば『コミュニケーション力』の意味を間違わずに、きちんとアピールすることさえできれば、採用率は自ずと上がるはず。

この記事では、事務職に求められるコミュニケーション力についてまとめているので、転職活動への力になることが出来れば幸いです。

目次

事務で求められる3つのコミュニケーション能力

報告・連絡・相談

コミュニケーション力という言葉を勘違いしないために「社交性」「協調性」「コミュニケーション力」の意味をきちんと理解しておきましょう。

『社交性』『コミュニケーション能力』『協調性』は別物です。

誤解していませんか?

  1. 社交性⇒人や社会と関わり合いをもっていこうとする姿勢があること
  2. 協調性⇒異なる立場の複数の人が互いに協力して任務を行っていくこと
  3. コミュニケーション能力⇒他者と意思疎通する能力

事務職で求められているコミュニケーション能力は、自分の意見や考えを相手に理解してもらい、と同時に相手の考えを理解する能力です。

  1. 頭の中で理解・整理して、ときには質問しながら聞き取る、聞く力
  2. 書いたり、会話することで、自分の考えや思いを相手に上手に伝える、伝える力
  3. 直接伝えられた言葉以外から察する、空気を読む力

色々な人がいて、相手が話し上手な人ばかりとは限りませんよね。

そんな人相手に、表情やしぐさ、声のトーンなどから、色々察することができていれば、あなたはもう上級者です。

※ちなみに、察しすぎる必要はありませんよ^^面倒くさくなるので、ほどほどに。

採用担当

正しいホウレンソウ(報告・連絡・相談)を大切に

報連相ができる人は、安心して仕事を任せていける存在で、周囲と連携して仕事を達成することができる協調性も高い傾向が見られます。

状況、人の話を正しく理解して、必要とあれば人へ(周りの同僚や上司、他部署)伝えること。

「コミュニケーション能力が高い」とは、他者の思いや考えを読んで、自分の考えをきちんと伝えることができるということです。

小難しいですけど、相手の話をきちんと聞いて、それに対して自分の考えを示しながら、論理的に会話をする、話すことができる力。

採用担当

親切心があり、相手の立場を考え、臆さず、的確に伝えることです。

陽気に誰とでも仲良く接することができる、という意味ではないので注意してくださいね。

状況、人の話を正しく理解して、必要とあれば人へ(周りの同僚や上司、他部署)伝えること。

テレビ番組のMCのように、笑いを取りながらその場を仕切るような対人スキルではありません。

もっと言えば、陽気である必要はありません。

※だからって陰気でOKというわけではないので、誤解なきよう・・

もちろん、社交性で明るい性格だと周囲との連携も取りやすいですから、それに越したことはありませんよ!

話しやすい雰囲気作りも大切ですし、社交性がある人は人と意思疎通する機会が多いので、コミュ力が自然と高くなりやすい傾向があります。

コミュニケーション能力が低いと協調性も低くなりがちで、コミュニケーション力が高いと協調性も高い傾向がある、とも言えます。

社交性ではないのに、コミュニケーション力はあるということもあり得ます。

単に社交性があってお話上手でもコミュ力がなければ社内で浮きますので。

他部署の人と関わりながら連携してする仕事が多いです。

大体が、他部署や本店、支店などと関わって、自分の部署だけで完結する仕事ってあんまりありません。

人対人だけでなく、電話やメールでもコミュニケーション能力って求められます。

志望動機でアピールするならこんなことですよ

事務職に必要なコミュニケーション能力は、前述した通りです。

前職でのコミュニケーション能力のどの辺がどのようにアピールできるか?

を一生懸命絞り出して考えてみてください。

1日、2日で鍛えれる力ではないので、志望動機でアピールできたなら採用率は上がりますよ。

些細なことでも大げさにアピールしてしまって大丈夫です。

味付け、肉付けは必要ですよ。

アピールするならこんなこと↓

  • お客様の声を大事にしていた
  • 社内ミーティングに積極的に参加して改善に努めていた
  • 仕事を円滑に運ぶべく、正しい報連相を常に心がけていた⇒報連相がなぜ大切だと思っているのかを自分なりに考えておくと〇書くと面接で聞かれる可能性大
  • 年齢を問わず、幅広いお客様とコミュニケーションを取ることができていた
  • 社内でトラブルが起きても、周囲に相談して無事解決できた⇒このときは解決できた経緯も説明できると尚〇ですね

事務職でコミュニケーション能力が大切な理由

仕事では、必ず人との関わりがありますよね。

大げさな話でもなく、働いていると、どんな人間関係を築いていくかで、それは「やりがい・充実感」にも大きく影響を及ぼして行きます。

そしていずれ、この仕事で頑張ろう!という原動力にもなって行きますよ。

あなたと仕事ができて良かった

あなたがいたから助かった

と言われることは、仕事で得ることができる究極の喜びのひとつだと思っています。

働きやすい環境を自分で作るためにも必要で、長けている人は、見ている限り人間関係が円滑ですよね♪

他者との関わりがスムーズになることで得られるメリットは大きいと感じます。

今日のまとめ

人と話すのが好きなので、コミュニケーション能力には自信があります』よりも、事務職に求められれているコミュニケーション能力を正しく理解してアピールする方が採用への道が縮まりますよね。

どうせなら書くなら、人よりワンランクもツーランクも上の職務経歴書・履歴書を用意した方がいいですよ。

今日のまとめ
  • 事務職でのコミュニケーション能力は「聞く力・伝える力・空気を読む力」
  • 1日、2日で習得できる能力ではないので、アピールできるならば上手にアピールした方が良い
※ホウレンソウ(報告・連絡・相談)ができること

※周囲と連携して仕事ができること
事務 コミュニケーション能力

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