事務で求められるパソコンスキルについて、元PCインストラクターで、現職事務員のわたしがお答えします。
事務職だし、元PCインストラクターだし、転職回数多いし、誰よりも適格に答えられるかも、、、迷われている方の参考になれば幸いです＾＾
事務で求められるパソコンスキル
↓以下、必要なレベル、こんな感じかなと。
事務で必要なパソコンスキル5つ※ソフト編
- ワード・エクセル両方利用できる人
- エクセルなら関数を交えた計算＆欲を言えばグラフ作成まで
- ワードなら社内通達作成程度(表作成込み)
- メール操作に慣れている人(bcc、㏄の意味など、基本的な使い方)
- できればブラインドタッチができる人
もしあなたが営業事務を希望しているときは、これに加えて、経験上、パワーポイントの知識も入れておいた方がいいです。
パワーポイントはプレゼンテーションファイルを保存したり、スライドショーを作成するのソフトです。ワードとボタン操作が似ているので、ワード知ってたらなんとなく操作できちゃいます。簡単です。
もし、MOSの資格取得を検討されている方がいれば、ワードを取得した後、すぐにパワーポイントの受検をすれば、ボタン操作が似ているので、勉強し直す必要がないし楽に合格できると思いますよ。
ブラインドタッチ(タッチタイピング)には賛否あるので、↓こちらの記事をどうぞ。
事務で必要なパソコンスキル5つ※基本的なパソコン操作編
↓ワード・エクセル以外で、知っておいた方がいい知識がこの程度。
- 基本的なパソコンの階層について
- ファイル・フォルダの基本的な操作※コピー・移動・削除・新フォルダの作成・名前変更など
- エクスプローラ使用時の操作※ファイルやフォルダの表示方法変更、検索の仕方など
- USBメモリやCDなどの保存媒体の使用方法
- 家庭用プリンタの基本的な操作方法
この中で事務員として絶対に押さえておかないといけないのは、①と②。エクセルやワードの前に、重要なのかなと。
これが分かってないと、事務はキツイですかね。
③と④は1度教われば、誰でもできちゃいます。
⑤については、基本的に業務用のカラーレーザープリンタを使用している企業がほとんどだと思いますが、家庭用プリンタをちょっとした印刷に使用する企業もまれにあるので、知っていると便利ですかね。
※カラーレーザープリンタの導入がない企業だと、家庭用プリンタをカラープリンタとして使用しているところもあります
事務職で必要なエクセルのレベル
大体の、目安にされてみてください。
※文字の書式設定などは省いてます！
- 印刷機能(ページ設定など)
- ページ番号挿入方法
- ワークシート操作
- 四則演算(＋－×÷)による計算
- 図や写真の挿入
- テキストボックスの操作
- 図形操作
- 罫線の操作
- 関数
印刷機能は、エクセル独特の文字が切れてしまう印刷状態から、正しく訂正をかけて印刷できること。
ページ番号挿入方法を知っていること。
基本的なワークシート操作、シート名変更・コピー・印刷・挿入・削除など。
関数を使わずに四則演算(＋－×÷)で計算ができること。
図や写真の挿入の仕方やテキストボックス、図形の操作はワードと変わりありませんが、知っていた方が良いです。
罫線の操作は必ず必要。
※線の種類変更、文字位置変更、セルを結合などの操作方法
事務で必要なエクセル関数レベル1
SUM関数、AVERAGE関数、ROUND関数など
事務職として初歩的な関数です、知らないと仕事に支障がでます。
事務で必要なエクセル関数レベル2
IF関数、VLOOKUP関数、COUNT関数など
AND、ORなどを使って両方の関数をネストさせることができると尚いいかなと。レベル1の関数プラスアルファなので、知っていれば仕事が楽になります。
このレベル2が問題なくできると、エクセルに長けている、詳しい人という評価はされます。
事務で必要なエクセル関数レベル3
マクロ操作、ピボットテーブルなど
知らなくても良いレベルのものです。
（じゃぁ書くなよって感じですけど）
マクロは操作の簡略化、ボタンひとつでゴールまでたどり着けるようにプログラムを組むこともでるので、かなりの業務効率化を図ることができます。興味があれば勉強して損はないかなというレベルのもの。
ピボットテーブルは複雑な集計を要するのにとっても便利な機能です。
中・大企業になると、大体会社独自の専門ソフトが導入されていて、エクセルを駆使して利用するということは、経験上、まずないですが、小企業になると、大体駆使して使っているので、マクロやピボットテーブル機能を理解していると企業によっては、大活躍できることもあると思います。
事務職で必要なワードのレベル
勝手に改行もしてくれるし、エクセルのように謎の文字切れ印刷がストレスになることもないから、個人的には、ワードほど文書作成に向いているソフトはないと思っていて、インデントの使い方さえマスターすれば、絶対にズレないし、細かく調整したいときにはALTキーを押しながら調整すればいいし、楽だし使い勝手いいんですよー。
なのに、、、
エクセルは長けているのにワードには苦手意識を感じて使わないようにしている、という現役事務員も結構いるし、計算を利用するわけでもなく、グラフを挿入するわけでもないのに、ただの社内文書にエクセルを方眼紙の様にして利用している上司や会社も結構いる。
だから、事務に就くならエクセルを先に、、！とも言われていますが、そんな中でも、これくらいの知識があればいいのではないですかね。
大体の目安にされてみてください。
※文字の書式設定などは省きます ！
- タブ・インデント・均等割付・箇条書き設定など
- 表の作成、表の文字位置の設定
- 図や写真の挿入
- テキストボックスの操作
- 図形操作
- 日付やあいさつ文、ページ番号挿入方法
プラスαで段落の行間設定を覚えておくと、これはかなり便利。
※文書が2ページ目にまたがってしまうときに、行間を詰める方法(行間設定)を知ってると、楽。
事務で必要なワード上級者向け
差し込み印刷機能
知らなくても業務に支障はないです。
知っていると楽できるので、面倒くさがり屋の私は乱用しています。
封筒印刷にも利用できる機能で、便利なんですよね。※字下手くそなので自分で書きたくない。
事務職で必要なメール操作のレベル
これだけ↓のことができると事務としては何の問題もないレベルだと言い切れます。
目安にされてみてください。
- 基本的なメール文の書き方ができる
- TO・CC・BCCの意味を理解している
- 添付ファイル送信ができる
- 添付ファイルの圧縮の仕方を理解している
友達とのラインのやり取りとは違って、ビジネスメールの基本的な書き方ができることが前提。
To：直接対応をする相手
CC：情報を共有したい相手で、TOの受信者にも知らせたい相手
BCC：情報を共有したい相手だが、TOとCCの受信者には隠したい相手
添付ファイルは送信容量をオーバーしないように、圧縮する方法などを知っていると便利ですね。
画像になるとgif⇒jpeg⇒pngのように拡張子でファイルの重さが変わります。
私、PCインストラクターをしていたので、ファイルの重さ・種類を知る機会があったんですが、ここまで知ってる事務員さんはあまりいないかもしれません。
機会がないと学ばないですしね、私の場合は偶然知れてラッキーだったんですが、ファイルの重さが原因で「メール送信エラー」で帰ってくることもあるので、覚えているといいかなと。
Yahoo!メール(企業メールで使ってるところ少ないかもだけど)なんて、容量25MBまでなので、すぐオーバーします(たまに、超えてないのに送信エラーになることもある)。
パソコンスキルなしだと事務は厳しい？
パソコンスキルなしだと、事務職は厳しいです。
なので、「ＰＣが扱える」ということを証明する手立て、対外的に主張できる「何か」は必ず必要なんですよね。
わたしならどうするか？と聞かれれば、MOSエキスパートまで取得して、アピールします。
↓とは言え、取る必要ない！という噂もあるこの検定、元パソコンインスタラクターなりの見解を述べてみてます。
元PCインストラクターだから言える、見えることもあります。
↓MOS資格って取る意味あるの？転職活動で有利になるの？など気になる方は↓記事をどうぞ
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