事務で求められるパソコンスキルと資格※経験談あり

事務に必要なパソコンスキル、実際どの程度あれば勤まるのか気になりますよね。

わたしはPCインストラクター⇒事務職の経緯を辿っているので、どの程度パソコンスキルが必要なのか、取得して損がない資格は割と明確にお伝えすることができると思います。

迷われている方の参考になれば幸いです^^

目次

事務で求められるパソコンスキル

事務 パソコン スキル

実際に事務員さんに求められる一般的なパソコンスキルはというと・・・

アプリケーションソフト(ワード・エクセル・メール)関連編(必要なパソコンスキル5つ)

必要なパソコンスキル5つ
  1. ワード・エクセル両方利用できる人
  2. エクセルなら関数を交えた計算&欲を言えばグラフ作成まで
  3. ワードなら社内通達作成程度(表作成込み)
  4. メール操作に慣れている人(bcc、㏄の意味など、基本的な使い方)
  5. ブラインドタッチができる人

アプリケーションソフトに関して言えば、この程度は必要です。

営業事務を目指される方は、パワーポイントの操作を知っていると尚◎です^^

パワーポイントはプレゼンテーションファイルを保存したり、スライドショーを作成するので仕様は異なりますが、ワードとボタン操作が似ているので、なんとなく操作ができます。

PC関連※基本的なパソコン操作編(必要なパソコンスキル5つ)

必要なパソコンスキル5つ
  1. 基本的なパソコンの階層について
  2. ファイル・フォルダの基本的な操作※コピー・移動・削除・新フォルダの作成・名前変更など
  3. エクスプローラ使用時の操作※ファイルやフォルダの表示方法変更、検索の仕方など
  4. USBメモリやCDなどの保存媒体の使用方法
  5. 家庭用プリンタの基本的な操作方法

アプリケーションソフト以外で求めらえることは、この程度。

この中で事務員として絶対に押さえておかないといけないのは、①と②です。

エクセルやワードの前に、必要です。

③と④は1度教われば、誰でもできます。

⑤については、基本的に業務用のカラーレーザープリンタを使用している企業がほとんどだと思いますが、家庭用プリンタをちょっとした印刷に使用する企業もまれにあるので、知っていると便利です。

※まだ導入できていない企業だと、家庭用プリンタをカラープリンタとして使用しているところもあります

事務職で必要なエクセルのレベル

事務 エクセル レベル

操作は挙げて行けばキリがないですが、これだけ↓のことができると事務としては何の問題もないレベルです^^

目安にされてみてくださいね^^

※文字の書式設定などは省きます

必要なエクセルのレベル
  • 印刷機能(ページ設定など)
  • ページ番号挿入方法
  • ワークシート操作
  • 四則演算(+-×÷)による計算
  • 図や写真の挿入
  • テキストボックスの操作
  • 図形操作
  • 罫線の操作
  • 関数

印刷機能ですが、エクセル独特の文字が切れてしまう印刷状態から、正しく訂正をかけて印刷できること。

ページ番号挿入方法を知っていること。

基本的なワークシート操作、シート名変更・コピー・印刷・挿入・削除など。

関数を使わずに四則演算(+-×÷)で計算ができること。

図や写真の挿入の仕方やテキストボックス、図形の操作はワードと変わりありませんが、知っていた方が良いです。

罫線の操作は必ず必要です。

※線の種類変更、文字位置変更、セルを結合などの操作方法

エクセル関数レベル1

SUM関数、AVERAGE関数、ROUND関数など

※事務職として初歩的な関数です、知らないと仕事に支障をきたします。

エクセル関数レベル2

IF関数、VLOOKUP関数、COUNT関数など

※AND、ORなどを使って両方の関数をネストさせることができると尚◎、レベル1の関数プラスアルファなので、知っていれば仕事の幅が広がります。

このレベル2が問題なくできると、エクセルに長けている、詳しい人という評価を得ることができます。

エクセル関数レベル3

マクロ操作、ピボットテーブルなど

知らなくても良いレベルのものですが、知っていると仕事の幅はものすごく広がり、かなりの業務効率化を図ることができますよ。

マクロは操作の簡略化、ボタンひとつでゴールまでたどり着けるようにプログラムを組むこともできます。

ピボットテーブルは複雑な集計を要するのに便利な機能です。

中・大企業になると、大体会社独自の専門ソフトが導入されていて、エクセルを駆使して利用するということは、まずありません。

小企業になると、大体駆使して使っているので、マクロやピボットテーブル機能を理解していると大活躍できます。

経験談ですが、マクロ操作は知っているとかなり便利です。

事務職で必要なワードのレベル

事務 パソコンスキル

操作は挙げて行けばキリがないですが、これだけ↓のことができると事務としては何の問題もないレベルです^^

目安にされてみてくださいね^^

※文字の書式設定などは省きます

必要なワードのレベル
  • タブ・インデント・均等割付・箇条書き設定など
  • 表の作成、表の文字位置の設定
  • 図や写真の挿入
  • テキストボックスの操作
  • 図形操作
  • 日付やあいさつ文、ページ番号挿入方法

これだけできれば、社内文書発行は問題なくできるレベルです^^

必須ではありませんが、プラスαで段落の行間設定を覚えておくと良いですよ。

※文書が2ページ目にまたがってしまうときに、行間を詰める方法(行間設定)を知っていると便利です。

関数も簡単なものなら、ワードにも備わっています^^

エクセルは長けているのにワードには苦手意識を感じて使わないようにしている、という現役事務員も結構います。

計算を利用するわけでもなく、グラフを挿入するわけでもないのに、ただの社内文書にエクセルを方眼紙の様にして利用している会社って、未だに多いです。

ワードの操作方法を知っているだけで、詳しい人という評価を得ることができるかもしれません。

個人的には、ワードほど文書作成に向いているソフトはないと思っていますし、とても扱いやすいソフトです。

よく耳にするのが「ワードってズレるよね」という言葉ですが、ズレません。

インデントの使い方さえマスターすれば、絶対にズレません。

細かく調整したいときにはALTキーを押しながら調整すれば良いだけです。

勝手に改行もしてくれるので、エクセルのように謎の文字切れ印刷もなく文書作成には適したソフトです。

ワード上級者向け

差し込み印刷機能

知らなくても業務に支障はありません、知っていると業務効率化できますよ。

※封筒印刷などにも利用できる機能です

事務職で必要なメール操作のレベル

事務 パソコン レベル

これだけ↓のことができると事務としては何の問題もないレベルです^^

目安にされてみてくださいね^^

必要なメール操作のレベル
  • 基本的なメール文の書き方ができる
  • TO・CC・BCCの意味を理解している
  • 添付ファイル送信ができる
  • 添付ファイルの圧縮の仕方を理解している

友達とのラインのやり取りとは違い、ビジネスメールの基本的な書き方ができること。

To:直接対応をする相手
CC:情報を共有したい相手で、TOの受信者にも知らせたい相手
BCC:情報を共有したい相手だが、TOとCCの受信者には隠したい相手

添付ファイルは送信容量をオーバーしないように、圧縮する方法などを知っていると便利です^^

画像になるとgif⇒jpeg⇒pngのように拡張子でファイルの重さが変わります。

ここまで理解できている事務員さんはあまりいないかもしれませんが、ファイルの重さが原因で「メール送信エラー」で帰ってくることもあるので、覚えていると便利ですよ^^

事務でおすすめなパソコンの資格

事務 おすすめ 資格

本来、事務職において絶対に必要な資格というものはありませんが、事務でスキルアップや転職でパソコンの資格を考えているなら、わたしはMOS試験(マイクロソフトスペシャリスト)をおすすめします^^

※専門事務を除きます

資格そのものをアピール材料に使う方法もあるかもしれませんが、資格って、仕事をするために必要な能力を指すものなので、あなたの第一段階での評価になり、肩書きになってくれます。

ですが、タダ単に「わたしMOS取得しました!」とするよりも、事務職に就くに辺り、または継続するに辺り、どうなりたくてその資格を取得しようと思ったのか?

こういうところを上手にアピールすればより効果的で、印象も大分違いますよね。

事務職希望なら「基本的な知識、操作は問題ない」というアピールのためにも書いておいた方が良い資格です。

「職務経歴書」や「履歴書」をパソコンで制作して提出することで、能力のアピールになるかもしれませんが、ワードかエクセルか判別もつかない上、計算なんてしませんからね。

検定料は1試験およそ¥10,000ほどするので、安価か?と言われると微妙ですよね。

ただ、試験に向けての勉強期間はスキルアップにもなり無駄がなく、取得することで結果は残るので合理的な資格だと思っています。

何より、エクセルやワードというソフトの作り、どういうことが、どれくらいできるのか?ということを学ぶのには最も適した資格です。

↓MOS試験意味あるの?どんな試験?など気になる方は↓記事をどうぞ

パソコンスキルなしだと事務は厳しい?

これはYESです。

稀に『事務経験不問』の求人がありますが、こういった企業が圧倒的に何を求めるかというと、パソコンのスキルです。

仮に事務未経験でパソコンスキルも乏しいとなると、事務職に就くのはちょっと厳しくなります。

「PCが扱える」ということを証明する手立て、対外的に主張できる「何か」は必ず必要ですよ。

事務職でブラインドタッチは必要か?

事務 ブラインドタッチ

強いて言うならば必要

できなくても問題はありません。

ただ、求人広告に『ブラインドタッチの出来る方』と指定があるときもあります。

PC操作は、教えればなんとかなるところですが、ブラインドタッチはただただ練習だけが必要。

練習でしか身につけることができないので、ブラインドタッチが最初からできていた方が助かります。

企業にしてみたら、こういうところです。

それに、仕事が大変なときに、タイピングに時間を取られることほど辛いものはありませんし、仕事が億劫になると思います。

選ばれた特別な人だけが身につけることができる、という優れた技ではありません。

誰でもできるようになるので、就職までに練習すると良いと思います。

練習するしか手段はなく、誰でも簡単に、手っ取り早く習得する秘訣はありません。

ブラインドタッチの覚え方

おすすめ2選
  1. タイピング練習ソフトの導入
  2. HPサイトで練習

タイピング練習ソフトは¥2,000ほどであります。

自分にあった楽しく続けられそうな面白いソフトを導入しても良しです。
※漫画のキャラクターのものもあるので、面白いですよ

HPサイトでも無料で練習できるサイトもあります
ブラインドタッチ練習サイト

コツは、遅くてもいいので正確なキーをタイピングすること。

↑ここはかなり大事

最初から早さだけを求めて、ガチャガチャタイピングしていると、不思議と間違えたキー配列を指がそのまま覚えます。

タイピングミスが増えれば増えるほど、時間が倍かかるので、最初は正確なタイプだけを意識してください。

早さは嫌でも後からついてきます。

ローマ字入力とかな入力はどっちがオススメ?

配列はかな入力と、ローマ字入力がありますが、オススメするのはローマ字入力です。

一見、かな入力の方が1タイプに対し、ローマ字入力は1文字に2タイプしなければならないので、覚える文字数が多そうに見えますが、そうではありません。

例『ありがとう⇒ARIGATOU』

数字や記号、英語表記などを入れると、かな入力はローマ字入力の倍の配列を覚えなくてはなりませんので、今から覚える方はローマ字入力を強くオススメします。

今日のまとめ

今日のまとめ
  • 基本的なPC操作はWORDやEXCELの前に知っている必要がある
  • EXCELなら関数計算、欲言えばグラフ作成まで
  • WORDなら社内文書作成程度(表作成含む)
  • メールソフトを使えること
  • 事務でおすすめな資格はMOS試験(マイクロソフトスペシャリスト)
  • 事務職未経験ではパソコンスキルは欠かせない
  • 事務職ではブラインドタッチができる方が望ましい
※フォルダ操作や階層、保存媒体、家庭用プリンタの使用方法など

※マクロやピボットテーブルを利用できると業務効率化が図れる

※差し込み文書作成ができると仕事の幅が広がる

※ブラインドタッチ必須ではない
事務 パソコン スキル

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