事務職ならば、パソコンスキルはどの部署でも普遍的に通用するものなので、欠かせない必要なスキル。
実際どの程度あれば勤まるのか気になりますよね。
面接で「一般的な知識はあります」とだけ答えても、一般的って人それぞれなので伝わりにくいものなのです||:3ミ（一般的ってどの程度？）。イメージしにくいし、押しに弱くなる。
採用試験の面接でパソコンスキルについて問われるのは、どの程度のレベルで、即戦力になるのか？を確認するためなので、より具体的に伝えた方が、やっぱ採用されやすいものです。
経験・具体的にできる作業、取得している資格があれば、それを伝えた方が絶対いい。
スキルに自信がなくても、勉強中であること、資格取得予定であることを伝えるだけで印象ってめちゃくちゃ変わります。
磯わたしはPCインストラクター⇒事務職の経緯を辿っているので、事務職で、どの程度パソコンスキルが必要なのか、割とハッキリお伝えすることができると思います。
迷われている方の参考になれば幸いです＾＾
事務で求められるパソコンスキル
パソコン操作というと、ワード・エクセルみたいなアプリケーションソフトを思い浮かべますよね？
それも大事なんですけれど、その前に押さえておいた方がいい、基本的なパソコン操作があります。
ご存じの方大半かもしれませんが、フォルダの階層など、ほんと基礎動作です。その辺りが分かってないと、仕事辞めたくなると思います。まじで大変になってしまうのです||:3ミ
仕事覚えないといけないのに、パソコン操作も覚えないといけないなんて、教える側も、教わる側も億劫なものです。
↓以下、必要なレベルをまとめています
事務で必要なパソコンスキル5つ※アプリケーションソフト編
- ワード・エクセル両方利用できる人
- エクセルなら関数を交えた計算＆欲を言えばグラフ作成まで
- ワードなら社内通達作成程度(表作成込み)
- メール操作に慣れている人(bcc、㏄の意味など、基本的な使い方)
- できればブラインドタッチができる人
アプリケーションソフトに関して言えば、この程度は必要。
営業事務を目指される方は、パワーポイントの操作を知っていると尚いいです。
パワーポイントはプレゼンテーションファイルを保存したり、スライドショーを作成するので仕様は異なりますが、ワードとボタン操作が似ているので、なんとなく操作はできてしまうものです。
磯もし、MOSの資格取得を検討されている方がいれば、ワードを取得した後、すぐにパワーポイントの受検もオススメします。ボタン操作が似ているので、勉強し直す必要がないし楽に合格できますよ。
ブラインドタッチ(タッチタイピング)には賛否あるので、↓こちらの記事をどうぞ。
事務で必要なパソコンスキル5つ※基本的なパソコン操作編
- 基本的なパソコンの階層について
- ファイル・フォルダの基本的な操作※コピー・移動・削除・新フォルダの作成・名前変更など
- エクスプローラ使用時の操作※ファイルやフォルダの表示方法変更、検索の仕方など
- USBメモリやCDなどの保存媒体の使用方法
- 家庭用プリンタの基本的な操作方法
アプリケーションソフト以外で求めらえることは、この程度。
この中で事務員として絶対に押さえておかないといけないのは、①と②。エクセルやワードの前に、重要。
③と④は1度教われば、誰でもできます。
⑤については、基本的に業務用のカラーレーザープリンタを使用している企業がほとんどだと思いますが、家庭用プリンタをちょっとした印刷に使用する企業もまれにあるので、知っていると便利です。
※カラーレーザープリンタの導入がない企業だと、家庭用プリンタをカラープリンタとして使用しているところもあります
事務職で必要なエクセルのレベル
操作は挙げて行けばキリがないですが、これだけ↓のことができると事務としては何の問題もないレベルだと言い切れます＾＾
目安にされてみてくださいね＾＾
※文字の書式設定などは省いてます！
- 印刷機能(ページ設定など)
- ページ番号挿入方法
- ワークシート操作
- 四則演算(＋－×÷)による計算
- 図や写真の挿入
- テキストボックスの操作
- 図形操作
- 罫線の操作
- 関数
印刷機能は、エクセル独特の文字が切れてしまう印刷状態から、正しく訂正をかけて印刷できること。
ページ番号挿入方法を知っていること。
基本的なワークシート操作、シート名変更・コピー・印刷・挿入・削除など。
関数を使わずに四則演算(＋－×÷)で計算ができること。
図や写真の挿入の仕方やテキストボックス、図形の操作はワードと変わりありませんが、知っていた方が良いです。
罫線の操作は必ず必要。
※線の種類変更、文字位置変更、セルを結合などの操作方法
事務で必要なエクセル関数レベル1
SUM関数、AVERAGE関数、ROUND関数など
事務職として初歩的な関数です、知らないと仕事に支障がでます。
事務で必要なエクセル関数レベル2
IF関数、VLOOKUP関数、COUNT関数など
AND、ORなどを使って両方の関数をネストさせることができると尚いい、レベル1の関数プラスアルファなので、知っていれば仕事の幅は広がる。
このレベル2が問題なくできると、エクセルに長けている、詳しい人という評価はされる。
事務で必要なエクセル関数レベル3
マクロ操作、ピボットテーブルなど
知らなくても良いレベルのものですが、知っていると仕事の幅はものすごく広がるし、かなりの業務効率化を図ることはできます。
マクロは操作の簡略化、ボタンひとつでゴールまでたどり着けるようにプログラムを組むこともできます。
ピボットテーブルは複雑な集計を要するのにとっても便利な機能です。
中・大企業になると、大体会社独自の専門ソフトが導入されていて、エクセルを駆使して利用するということは、経験上、まずないです。
小企業になると、大体駆使して使っているので、マクロやピボットテーブル機能を理解していると大活躍できます。
経験談ですが、マクロ操作は知っているとかなり便利です。→余談ですが、後任者が継続できないような改善はアウトです。
事務職で必要なワードのレベル
操作は挙げて行けばキリがないですが、これだけ↓のことができると事務としては何の問題もないレベルだと言い切れます＾＾
目安にされてみてくださいね＾＾
※文字の書式設定などは省きます ！
- タブ・インデント・均等割付・箇条書き設定など
- 表の作成、表の文字位置の設定
- 図や写真の挿入
- テキストボックスの操作
- 図形操作
- 日付やあいさつ文、ページ番号挿入方法
磯プラスαで段落の行間設定を覚えておくと良いですよ。
※文書が2ページ目にまたがってしまうときに、行間を詰める方法(行間設定)。知っているとめちゃ便利です
関数も簡単なものなら、ワードにも備わってます＾＾
エクセルは長けているのにワードには苦手意識を感じて使わないようにしている、という現役事務員も結構いるし、上司にもメチャクチャ多いです。
計算を利用するわけでもなく、グラフを挿入するわけでもないのに、ただの社内文書にエクセルを方眼紙の様にして利用している会社って、結構あるのです||:3ミ（ﾅｾﾞ?）
ワードの操作方法を知っているだけで、詳しい人という評価を得ることができるかもしれません！
磯個人的には、ワードほど文書作成に向いているソフトはないと断言できます！
インデントの使い方さえマスターすれば、絶対にズレないし、
細かく調整したいときにはALTキーを押しながら調整すればいい。
勝手に改行もしてくれるし、エクセルのように謎の文字切れ印刷がストレスになることもない！
事務で必要なワード上級者向け
差し込み印刷機能
知らなくても業務に支障はないです。知っていると業務効率化できる上、楽できるので、面倒くさがり屋の私は乱用しています。※封筒印刷にも利用できる機能で、便利なんですよ、字下手くそなので・・
事務職で必要なメール操作のレベル
これだけ↓のことができると事務としては何の問題もないレベルだと言い切れます＾＾
目安にされてみてくださいね＾＾
- 基本的なメール文の書き方ができる
- TO・CC・BCCの意味を理解している
- 添付ファイル送信ができる
- 添付ファイルの圧縮の仕方を理解している
友達とのラインのやり取りとは違い、ビジネスメールの基本的な書き方ができること。
To：直接対応をする相手
CC：情報を共有したい相手で、TOの受信者にも知らせたい相手
BCC：情報を共有したい相手だが、TOとCCの受信者には隠したい相手
添付ファイルは送信容量をオーバーしないように、圧縮する方法などを知っていると便利です＾＾
画像になるとgif⇒jpeg⇒pngのように拡張子でファイルの重さが変わります。
私、PCインストラクターをしていたので、ファイルの重さ・種類を知る機会があったんですが、ここまで知ってる事務員さんはあまりいないかもしれません。
機会がないと学ばないですしね、私の場合は偶然知れたのです||:3ミ（ﾗｯｷｰ）。
ファイルの重さが原因で「メール送信エラー」で帰ってくることもあるので、覚えていると便利です。
Yahoo!メール(企業メールで使ってるところ少ないかもだけど)なんて、容量25MBまでですし、すぐオーバーします(たまに、超えてないのに送信エラーになることもある)。
事務でおすすめなパソコンの資格
事務でスキルアップや転職でパソコンの資格を考えているなら、わたしはMOS試験(エキスパートまで)をおすすめします＾＾
※専門事務を除きます
事務職希望なら「基本的な知識、操作は問題ない」というアピールのためには使える資格です。
「職務経歴書」や「履歴書」をパソコンで制作して提出することで、能力のアピールになるかもしれませんが、ワードかエクセルか判別もつかない上、計算機能も使いませんしね。関数のアピールもできないです。
検定料は1試験およそ￥10,000ほどするので、安価か？と言われると微妙なのは確か。
ただ、試験に向けての勉強期間はスキルアップにもなるし、無駄がなく、取得することで結果は残るので合理的な資格だと思っています。
磯何より、エクセルやワードというソフトの作り、どういうことが、どれくらいできるのか？ということを学ぶのには最も適した資格だと思ってます。
パソコンスキルに乏しいと、事務として働くのは過酷なのです。
パソコンスキルなしだと事務は厳しい？
パソコンスキルなしだと、事務は厳しいです。
それにも関わらず、採用試験においては、事務職で他者を蹴落とすくらい、威力のあるパソコン資格って、ないのです||:3ミ
は？と思うかもしれないんですが、ないのです||:3ミ
磯面接対策に、、と考えられている方がいれば、ハッキリ言います。事務職に置いて、他を蹴落とすくらい、威力のあるパソコンの資格があるか？と聞かれると「ないです」と言い切れます。
ただ、これも言わせてください。
採用担当資格そのものをアピール材料に使う方法もあるかもしれませんが、資格って、仕事をするために必要な能力を指すものなので、あなたの第一段階での評価になり、肩書きにはなってくれます。
取得できた暁には、タダ単に「わたしMOS取得しました！」とするよりも、事務職に就くに辺り、または継続するに辺り、どうなりたくてその資格を取得しようと思ったのか？
こういうところを上手にアピールすればより効果的で、印象も大分違います。
企業はやる気のある方を採用しますから、他を蹴落とすくらいの資格がないのならば、そこを有効活用しない手はないのです。
稀に『事務経験不問』の求人がありますが、こういった企業が圧倒的に何を求めるかというと、パソコンのスキルです。
経験不問だと、パソコンに触れる機会は少ないと判断されることは間違いないので、取得した資格、しようと思った経緯などを面接官に伝わるようにアピールすることで、同じ未経験他者よりかは有利になります。
磯圧倒的に有利になるパソコン資格はないけれど、「ＰＣが扱える」ということを証明する手立て、対外的に主張できる「何か」は必ず必要なんです。
わたしならどうするか？と聞かれれば、取得して、アピールします。
↓とは言え、取る必要ない！という噂もあるこの検定、元パソコンインスタラクターなりの見解を述べてみてます。
元PCインストラクターだから言える、見えることがあります！
↓MOS資格って取る意味あるの？転職活動で有利になるの？など気になる方は↓記事をどうぞ
コメント