面接で強み(長所)と弱み(短所)を聞かれたら?事務に向いている答え方

事務の面接で自分の強みと弱み、つまり長所と短所をどう答えたら正解なのか迷いますね。

採用担当者は「面接で見抜けなかった」で痛い目を見たくないので、慎重です。

採用したの誰?・・・

という具合に自分の評価も落としますから、あらゆることを想定します。

そのためには、自分の長所だけでなく、短所をきちんと把握しておく必要があり「長所」と「短所」をアピールすることで、採用担当者が概ね納得できるような回答を考えておいてください。

長所と短所は自己アピールのチャンスです。

この記事では「長所」「短所」を述べたことにより、採用担当者がどのような疑問を持ちそうか表にまとめてみました。

そして事務職を希望している人が、どう答えたら企業ニーズにマッチするのか?良ければ例文も参考にしてみてください^^

目次

面接で聞かれる強みと弱み【事務編】面接官はどう思う?

事務 面接 強み 弱み

事務職の面接でアピールしてもマイナスにならない「強み」と「弱み」を表にまとめてみました。

強み※長所弱み※短所面接官はここが気になる
行動力があり積極的である慎重さに欠けるミスや失敗が多そう
プロセス踏めるのかな?
協調性を大事にしている他人の意見を聞きすぎることがある主体性はあるのかな?
責任感・忍耐強い人に頼れず、抱え込みがちである協調性は大丈夫かな?
人に頼ることもできるのかな?

「行動力があり積極的である」って事務向き?と思われる方もいるかもしれませんが、事務向きです。

「言われたことしかやらない」事務は要らないと言われた経験もあります。

自分で考えて先回りして、業務をこなしていく姿勢というのは大事と言われましたが、実際そうですね^^;

企業が最も重視する能力とは?

こちら↓2018年度の新卒採用に関するアンケート調査結果による結果新卒採用企業が選考で重視している要素の結果です。
企業が最も重視する力

16年連続1位はコミュニケーション能力、他は以下↓の通り。

1位:コミュニケーション能力(82.4%)
2位:主体性(64.3%)
3位:チャレンジ精神(48.9%)
4位:協調性(47.0%)

コミュ力を備えながら、2位~5位にある能力などを過去の経験を織り交ぜながら上手にアピールできると良いですよね。

事務職希望ならば、主体性や協調性をアピールしておきましょう。

業務の改善もしくはサポートができるというアピールは協調性のアピールに有効です。

※例えば、言われた通りにではなく、業務改善のためにフローを変更したことにより、どういう成果が上がったかetc

強みと弱みの分析間違い※強み=弱みになっていますか?

強み 弱み 事務

長所と短所が全くバラバラの回答だったり、無回答だと「自己分析力無し」という判断がなされます。

きちんと「強み=弱み」になっていますか?

長所と短所がチグハグ 「長所⇒協調性を大事にしている」
「短所⇒他人の意見を聞きすぎることがある」

これは模範解答です。

「長所⇒協調性を大事にしている」

にも関わらず・・

「短所⇒計画性に欠けるところ」etc

採用担当

結局どういう人なわけ?

と思われるだけで終ります。

「あなたの強み(長所)と弱み(短所)はどこだと思いますか?」

なぜこのようなことを聞かれるかと言うと、自己分析がきちんとできているかどうか、客観的に自分を見ることができているかの確認です。

仕事をしていく上で、自分の活かすべき強みと、克服すべき弱みをきちんと把握ができているということは、自分という人間の棚卸しがきちんと出来ているということです。

自分の強みも弱みも理解しているので、仕事も効率的で、コミュニケーション力に長けています。

そして自分で考え、行動ができる主体性のある人でもあります。

とても大切なことであり、この質問は単に、自分の性格を述べるという類いのものではありません。

本当にダメなところを正直に答えるのではなく、事務で働くに当たり、採用を勝ち取るためにマイナスにならない要素を答えてください。

「整理整頓ができない」などは論外ですし、「短所はありません」もあり得ません。

整理整頓なんて、すぐに改善できるところですし、短所がない人なんておりません。

「無い」と答えた時点で「自己分析力無し」判定確定です。

整理整頓と答えたところで、すぐしろ・・と思われて終了です。

例えば、企業が積極的な人材を募集していたとしていたとします。

だからと言って「積極的で行動力はあるけれど、慎重さに欠けてミスばかり」それで良いわけがないので。

強みがあるということは、それ故の弱みが必ずあります。

その弱みが、企業の適正にそぐわない所だったとしても「この人は自社には合わないな」とマイナス判定されることが無いように、日頃から自分の短所を補うべくどのような対策を講じているのか前向きに答えてください。

どちらも過去の経験を基に伝えた方が説得力があります。

面接で聞かれる強みと弱み【事務編】例文

事務 面接 長所 短所
行動力があり積極的である

私が得意としているのは、業務効率化のための改善提案です。

以前勤めていた企業では、社内連絡文書を紙で管理していました。

内容に変更がある度に、各部署へ原本の差し替え依頼をしていましたが、PC上で一括管理できるように改善しました。

内容に変更が生じても、PC上の原本入れ替えを行うことで、旧用紙がそのまま使われるというタイムラグも防ぐことができ、事務作業の軽減をすることができました。

ただ、行動的な分、少し慎重さに欠けるところがあり、それが原因で、思わぬところで思いもよらない失敗をしてしまうこともありました。

自分で改善の見込みがあると判断しても、上司や同僚などに相談し、色々な立場からの意見を考慮し、改善する上で支障がないかどうか慎重に検討することが大切だと感じました。

いつも行動をする前に一度立ち止まり、優先順位などを考え、必要であれば、周りの人に相談する癖をつけています。

貴社では、今までの経験を活かし、目的を達成するために周囲と連携しながら、効率的なプランで業務を達成することに貢献できると確信しています。

協調性

私の強みは、周囲との連携による業務効率化で、互いに士気を高め合えることです。

仕事を早く終えたときには、自分に手伝うことのできる業務があるか確認をし、上司がしている業務で、わたしの裁量に負えるものであれば引き受けるようにしていました。

お互いに助け合うことで、仕事への負荷を減らすことができ、人間関係や職場の雰囲気に良い影響を与えていたと実感しています。

勤めていた企業が別会社と吸収合併することになったときには、大変な業務も多く、数ヶ月程残業が続いたときもありました。

その後、先輩や上司から、合併した忙しい時期に一緒に仕事をしていたのがあなたで良かったと言われた経験があります。

同時にわたし自身も、大変な時期に一緒に仕事をすることができた先輩や上司に助けられ、今でも感謝しています。

少し、他人の意見を聞きすぎてしまうところがありますが、小さなことでも、人の意見や主張を聞いた後、自分ではどう思うか?どうしたいのか?と考える癖をつけており、どうすることが一番最善かを自分の意見や主張も相手にきちんと伝えながら、目の前の問題を解決して行くよう努めています。

貴社では、今までの経験を活かし、目的を達成するために周囲と連携しながら士気を高め合い、効率的よく業務を達成することに貢献できると確信しています。

責任感・忍耐強さ

私には、最後までやり遂げる力があります。

以前、営業事務をしていたとき、取り扱っている商品の多さ、専門用語の多さに入社間もない頃はとても焦りました。

お客様のニーズもバラバラ、何万という商品数、自分に覚えられるのか戸惑いましたが、営業担当、周囲のサポートにも助けられ、ひとつひとつ冷静に対応していくことで、商品に対する知識も増え、お客様のニーズも理解できるようになりました。

お客様から発注があっても、納期を急ぐもの、明確な商品の指示がないもの、高額な案件などさまざまでしたが、商品が欠品していれば、いかに早く納品ができるか、明確な指示のないものであれば、周囲と連携して商品を探し、高額であったりすると、少しでも安価で発注できるようにメーカーさんに掛け合うこともできるようになりました。

時折、人に頼れず、抱え込みがちになるところがありますが、以前の会社では、営業担当や周囲のスタッフと協力して、お客様のニーズに沿った商品を提供できるように周りと協力してやり遂げた経験が何度もあります。

営業担当との連携プレーが滞ると商品発注にもつながらなくなってしまうので、一人で抱え込まず、みんなで連携をとりながら、一つひとつ処理していくことが大事だと実感しています。

貴社では、今までの経験を活かし、目的を達成するために周囲と連携しながら、営業さんとメーカーさんをつなぐパイプ役として貢献できると確信しています。

採用試験において、以下の3つが補えていると、企業が求める人材にマッチしていなかったとしても採用される確立が高い傾向があります。

採用されやすい人の特徴
  1. 相手の立場になってきちんと考えることができるコミュニケーション力のある人
  2. 自分で考えて動くことができる、自分の短所、長所をきちんと把握できている人
  3. ストレス耐性(ストレスを感じにくい人間関係が築ける)があり、リフレッシュ方法を知っている人

いずれも過去エピソードなどから、自分の言葉できちんと話すことが大切です。

面接で長所・短所を聞かれるのは自分で考えて動くことができる人材かどうかを見極めるためであり、趣味を聞かれるのはストレス耐性を見極めるためでもあります。

今日のまとめ

今日のまとめ
  • 長所と短所は自己アピールのチャンス
  • 「強み=弱み」
  • 自己分析がきちんとできているかどうか、客観的に自分を見ることができているかの確認
  • 強みがあるということは、それ故の弱みが必ずある
  • 過去の経験を基に伝えた方が説得力がある
事務 強み 弱み

この記事が気に入ったら
いいね または フォローしてね!

よかったらシェアしてね!

コメント

コメントする

目次
閉じる